Servicii de prelucrare arhivistica tip abonament
SEAPIDStare
DA33708277
Data24 Iulie 2023
Valoare30.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateJebel, Timis
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Se va intocmi Contract de prestari servicii avand ca obiect Servicii de prelucrare arhivistica tip abonament conform oferta nr.6381/24.07.2023 ; În vederea îmbunătăţirii condiţiilor de păstrare și conservare a documentelor aflate în gestiunea şi administrarea instituţiei publice pe care o reprezentaţi, considerăm că următoarele servicii de arhivare sunt cele mai potrivite pentru a răspunde cerinţelor dumneavoastră: 1. Asigurarea serviciilor de regăsire şi livrare a documentelor depozitate, în condiţii de siguranţă, în urma unei solicitări efectuate de personalul autorizat din cadrul beneficiarului. Întrucât documentele se livrează doar pe baza unei solicitări din partea unei persoane autorizate, activitatea se realizează în conformitate cu procedurile de securitate asumate şi implementate în acest sens; Livrarea documentelor solicitate se realizează în cel mult 24 de ore de la efectuarea solicitării, iar în situaţii de urgenţă, acesta va livra documentele în aceeaşi zi. 2. Prelucrarea Arhivistică a documentelor neconstituite în unităţi arhivistice, care cuprinde: - Preluarea documentelor de la beneficiar/compartimentele care administrează documentele pe baza de Proces verbal de predare primire ce va fi semnat de către Prestator, prin reprezentantul său şi de către reprezentantul beneficiarului etc.
Perioada pana la care se achizitioneaza: 5 luni (31.12.2023)
Plata se va face cu ordin de plata,la 30 de zile in contul de trezorerie specificat de furnizor la emiterea facturii
Achizitii6.000 RON
Cantitate: 5
Unitate masura: luna
Servicii de prelucrare arhivistica tip abonament
În vederea îmbunătăţirii condiţiilor de păstrare și conservare a documentelor aflate în gestiunea şi administrarea instituţiei publice pe care o reprezentaţi, considerăm că următoarele servicii de arhivare sunt cele mai potrivite pentru a răspunde cerinţelor dumneavoastră:
1. Asigurarea serviciilor de regăsire şi livrare a documentelor depozitate, în condiţii de siguranţă, în urma unei solicitări efectuate de personalul autorizat din cadrul beneficiarului.
Întrucât documentele se livrează doar pe baza unei solicitări din partea unei persoane autorizate, activitatea se realizează în conformitate cu procedurile de securitate asumate şi implementate în acest sens;
Livrarea documentelor solicitate se realizează în cel mult 24 de ore de la efectuarea solicitării, iar în situaţii de urgenţă, acesta va livra documentele în aceeaşi zi.
2. Prelucrarea Arhivistică a documentelor neconstituite în unităţi arhivistice, care cuprinde:
- Preluarea documentelor de la beneficiar/compartimentele care administrează documentele pe baza de Proces verbal de predare primire ce va fi semnat de către Prestator, prin reprezentantul său şi de către reprezentantul beneficiarului
- Pregătirea documentelor, care include: Scoaterea documentelor din pachete/mape/bibliorafturi/cutii, etc; Desprăfuirea, curăţarea mecanică documentelor.
- Igienizarea documentelor, respectiv: netezire foi, înlăturarea marginilor franjurate, reparaţii zone sfâşiate, plierea la formatul dosarului, eliminare ace, file goale;
- Ordonarea documentelor conform criteriului stabilit de beneficiar, în funcţie de modul cum au fost create documentele.
- Constituirea dosarelor, care include: gruparea documentelor şi a dosarelor subţiri, omogene ca problematică, în dosare care să nu depăşească 250-300 file; etichetarea dosarelor şi certificarea dosarelor;
- Inventarierea dosarelor;
- Realizarea bazei de date (inclusiv opisarea electronică a documentelor din dosare).
3. Legarea documentelor.
Legarea dosarelor pentru documentele cu termen de păstrare permanent în coperţi de carton duplex alb, în aşa fel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezolutiilor;
Etichetarea dosarelor, conform Anexei nr.1. din Legea 16/1996 privind Arhivele Naţionale.
4. Organizarea dosarelor
lntroducerea dosarelor prelucrate în cutii de carton cu capac, puse la dispoziţie de către beneficiar, sau asigurate contra cost de către Prestator.
Gruparea dosarelor se face ţinând cont de criteriile stabilite împreună cu beneficiarul.
Etichetarea cutiilor de carton va cuprinde datele din etichetele dosarelor introduse în cutia respectivă (un opis complet al dosarelor din cutie).
5. Trierea documentelor cu termen de păstrare expirat, ce îndeplinesc condiţiile pentru eliminarea globală conform art. 42 din Instrucţiunile privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul nr. 217 din 23.05.1996:
- identificarea şi extragerea documentelor în depozitele de arhivă ce îndeplinesc condiţiile pentru eliminare;
- verificarea concordanţei datelor din dosare cu cele din inventare şi nomenclator;
- consultanţă şi/sau întocmirea lucrării de selecţionare în vederea eliminării globale a documentelor expirate;
- asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate Serviciului Judeţean corespondent al Arhivelor Naţionale;
6. Trierea documentelor cu termen de păstrare expirat şi pregătirea lucrării de selecţionare în vederea eliminării:
- identificarea, conform inventarelor, a documentelor ce îndeplinesc condiţiile pentru eliminare;
- identificarea efectivă a documentelor în depozitele de arhivă;
- verificarea concordanţei datelor din dosare cu cele din inventare;
- consultanţă şi/sau întocmirea lucrării de selecţionare în vederea eliminării documentelor expirate;
- asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate Serviciului Judeţean corespondent al Arhivelor Naţionale;
- reactualizarea inventarelor după aprobarea lucrării de selecţionare;
Standardele aplicabile operatiunilor, conform normelor sănătăţii şi securităţii muncii sunt menţinute de către Prestator şi întregul personal responsabil de îndeplinirea contractului, pe parcursul întregului process operaţional care va avea loc în cadrul instituţiei cel putin 4 ore pe zi cu orar de la 8.30-14.30.
Cantitatea minimă estimată de documente gestionate în cursul unei luni calendaristice este de aproximativ 2000 iar cea maximă de aproximativ 5000 de documente.