Servicii de arhivare și digitalizare arhiva Giroc, jud. Timis
SEAPIDStare
DA33050071
Data19 Aprilie 2023
Valoare214.500 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateGiroc, Timis
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Se solicita servicii de arhivare si digitalizare a arhivei de documente din cadrul Primariei Giroc, conform ofertei operatorului economic. Intre parti se va incheia un contract pe o perioada de 11 luni.
Achizitii19.500 RON
Cantitate: 11
Unitate masura: Luna
SERVICII DE ARHIVARE ŞI DIGITALIZARE A ARHIVEI DE DOCUMENTE
Propunere tehnică şi ofertă de servicii:
1. Întocmirea proiectului de Nomenclator Arhivistic şi asistență în demersurile pentru înaintarea acestuia în vederea avizării de către Arhivele Naționale ale României.
2. Ordonarea şi Inventarierea documentelor existente în depozitul de arhivă al Primăriei Giroc, ce constă în realizarea următoarelor activități:
Fondarea arhivei
Ordonarea documentelor pe fonduri şi în cadrul fondurilor pe compartimente şi ani
Ordonarea documentelor în cadrul fiecărui an pe termene de păstrare prevăzute de nomenclatorul arhivistic aflat în vigoare
În cazul dosarelor constituite cu certificate de urbanism, autorizaţii de construcţie, decizii/dispoziţii ale primarului, hotărâri ale consiliului local, sau alte asemenea dosare stabilite de autoritatea contractantă se va proceda la ordonarea crescătoare numerelor documentelor, numerotarea paginilor din fiecare dosar constituit, cu consemnarea numărului de documente cuprins în dosar şi evidenţierea eventualelor documente neincluse în dosarele predate la arhivă şi/sau consemnate în procesele verbale de predare primire la Arhivă, prin raportare la lista cu numerele documentelor înregistrate la primărie şi pusă la dispoziţie de beneficiar. Eventualele neconcordanţe vor fi transmise pentru remediere beneficiarului.
3. Verificarea Documentelor de arhivă prelucrate, aflate în depozitul de arhivă, sub raportul încadrării corecte a acestora conform nomenclatorului existent şi corespondenței cu inventarele înregistrate la fiecare structură/compartiment/birou.
Vor fi verificate lucrările de prelucrare arhivistică a documentelor predate în depozitul de arhivă prin corespondența acestora cu inventarele existente;
Remedierea eventualelor neconformități referitoare la încadrarea eronată a documentelor şi dosarelor față de pozițiile şi termenele de păstrare prevăzute de nomenclatorul aflat în vigoare;
Comunicarea Beneficiarului a neconformităților ce nu pot fi remediate în cadrul depozitului de arhivă (ex. lipsa unor dosare înregistrate în inventare).
4. Prelucrarea arhivistică a documentelor la nivelul fiecărei structuri
Documentele îndosariate la nivelul fiecărei structuri din cadrul Primăriei Giroc vor fi preluate în cadrul spațiului de arhivă pentru prelucrare şi depozitare, începând cu anul următor celui de creare şi înregistrare a acestora pe bază de proces verbal de predare primire.
Procesul verbal de predare primire va fi semnat de către Prestator, prin reprezentantul său și de către reprezentantul/reprezentanții beneficiarului din cadrul fiecărei structuri.
Dosarele preluate vor fi prelucrate arhivistic în conformitate cu prevederile Legii 16/1996 privind Arhivele Naționale ale României şi a Instrucțiunilor privind activitatea de arhivă la creatorii şi deținătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naționale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996, după cum urmează:
Pregătirea documentelor, care cuprinde:
- Scoaterea documentelor din pachete/mape/bibliorafturi/cutii, etc;
- Desprăfuirea, curățarea mecanică documentelor.
Ordonarea documentelor:
- Determinarea apartenenței la fond (Fondarea);
- Ordonarea documentelor în cadrul fondului, conform criteriului stabilit de beneficiar, în funcție de modul cum au fost create documentele.
Constituirea dosarelor, care cuprinde:
- Igienizarea documentelor, respectiv: netezire foi, înlăturarea marginilor franjurate, reparații zone sfâșiate, plierea la formatul dosarului, eliminare ace, agrafe, capse, file goale;
-gruparea documentelor și a dosarelor subțiri, omogene ca problematică, în dosare care să nu depășească 250-300 file;
- etichetarea dosarelor și certificarea dosarelor;
Inventarierea dosarelor:
- inventarierea documentelor atât pe soport hârtie cât și electronic;
Îndosarierea documentelor în coperți de arhivare (asigurate de beneficiar sau contracost de prestator), etichetarea acestora și înscrierea pe cotor a datelor aferente;
Numerotarea filelor dosarelor cu documente care au termen de păstrare permanent;
Introducerea dosarelor în cutii de arhivare (asigurate de beneficiar sau contracost de prestator), etichetarea și așezarea acestora pe rafturi.
Completarea şi actualizarea Registrului de Depozit şi a Ghidului Topografic al Arhivei.
Asigurarea rolului de arhivar la punctul de intrare în depozitul de arhivă, respectiv completarea registrelor necesare evidenței şi circulației documentelor, extragerea şi furnizarea documentelor solicitate în condițiile legii, a dispozițiilor şi regulamentelor interne şi reintroducerea în arhivă a documentelor extrase pentru consultare.
5. Selecţionarea documentelor
Trierea documentelor cu termen de păstrare expirat şi eliminarea acestora. Eliminarea documentelor cu termen de păstrare expirat se realizează în urma unei lucrări de selecţionare a documentelor. Pentru aceasta selecţionăm dosarele cu termene de pastrare expirate, conform legii arhivelor naţionale şi nomenclatorului arhivistic, prin analizarea fiecarui dosar în parte şi propunerea de selecţionare către Serviciul Judeţean Timiş a Arhivelor Nationale, înaintându-se documentaţia corespunzătoare.
Actualizarea fizică şi electronică a Registrului de Evidenţă Curentă şi Ghidului Topografic;
6. ARHIVAREA ELECTRONICĂ a documentelor, după cum urmează:
Scanare profesională a documentelor
- Inventarierea şi Pregătirea documentelor indicate şi agreate de beneficiar în vederea scanării;
- Scanarea propriu zisă a documentelor (ca urmare a testelor efectuate, recomandăm o rezoluție de 300 - 400 dpi, color);
a) Prelucrare documente electronic
- Îmbunătățirea aspectului textelor şi imaginilor în cazul celor estompate, blurate sau distorsionate şi îndreptarea paginilor înclinate.
b) OCR-izare documente
- Convertirea fișierelor scanate în date recognoscibile și care pot fi căutate sau accesate rapid din Baza de Date.
- Predarea datelor astfel rezultate (fisiere PDF, PDF SEARCHABLE) pe un HDD