Servicii aplicatie managementul documentelor
SEAPIDStare
DA32804624
Data15 Martie 2023
Valoare38.400 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Licențiere aplicație și găzduire ONE DM conform oferta pentru maxim la 90 de utilizatori curenți (până la 150 de
conturi) – inclusiv serviciile de instalare, configurare și instruire, dupa cum urmeaza:
Registratură
1. Înregistrarea documentelor cu date despre acestea și preluarea numerelor de registratură automat cu sau fără serie împreună cu data și ora înregistrării.
2. Trimiterea documentului către un departament destinație din interiorul instituției.
3. Crearea unei lucrări cu un flux de departamente pentru un document, la finalul fluxului lucrarea se va întoarce la cel care a inițiat-o.
4. Export în Excel a numerelor de registratură selectate din interfața cu datele despre acestea.
5. Crearea automată a parcursului prin departamente a fiecărui număr de registratură.
6. Primire documente direct prin email și posibilitatea alocării de numere de înregistrare direct în aplicație.
Sarcini
1. Crearea unei lucrări cu un flux (in serie sau paralel) de departamente dintr-o sarcina ce conține un document de registratura, la finalul fluxului lucrarea se va întoarce la cel care a inițiat-o.
2. Respingere cu argumentare a unei lucrări de către responsabilul departamentului.
3. Realocarea unei sarcini către o altă persoană.
4. Partajarea unei sarcini cu mai multe persoane, oferind drepturi de vizualizare, editare și/sau ștergere.
5. Repartizarea sau trimiterea de documente către alți utilizatori prin sub-sarcină.
6. Trimiterea unui email de înștiințare atunci când se primește o nouă
Achizitii38.400 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Servicii aplicatie managementul documentelor
Licențiere aplicație și găzduire ONE DM conform oferta pentru maxim la 90 de utilizatori curenți (până la 150 de
conturi) – inclusiv serviciile de instalare, configurare și instruire, dupa cum urmeaza:
Registratură
1. Înregistrarea documentelor cu date despre acestea și preluarea numerelor de registratură automat cu sau fără serie împreună cu data și ora înregistrării.
2. Trimiterea documentului către un departament destinație din interiorul instituției.
3. Crearea unei lucrări cu un flux de departamente pentru un document, la finalul fluxului lucrarea se va întoarce la cel care a inițiat-o.
4. Export în Excel a numerelor de registratură selectate din interfața cu datele despre acestea.
5. Crearea automată a parcursului prin departamente a fiecărui număr de registratură.
6. Primire documente direct prin email și posibilitatea alocării de numere de înregistrare direct în aplicație.
Sarcini
1. Crearea unei lucrări cu un flux (in serie sau paralel) de departamente dintr-o sarcina ce conține un document de registratura, la finalul fluxului lucrarea se va întoarce la cel care a inițiat-o.
2. Respingere cu argumentare a unei lucrări de către responsabilul departamentului.
3. Realocarea unei sarcini către o altă persoană.
4. Partajarea unei sarcini cu mai multe persoane, oferind drepturi de vizualizare, editare și/sau ștergere.
5. Repartizarea sau trimiterea de documente către alți utilizatori prin sub-sarcină.
6. Trimiterea unui email de înștiințare atunci când se primește o nouă sarcina sau atunci când o subsarcina este finalizată.
Fluxuri
1. Crearea automată a unui jurnal pentru fiecare lucrare conținând fiecare departament prin care a trecut, numărul de zile de staționare al lucrării în departamentul respectiv și starea dacă a fost sau nu aprobată.
2. Centralizarea tuturor fișierelor atașate de către toți cei prin care a trecut lucrarea.
3. Fiecare utilizator pe la care trece o lucrare va primi drepturi de vizualizare și editare asupra lucrării.
4. Generarea unui număr de ieșire și conexarea acestuia pe lucrare cu numărul de intrare.
5. Înregistrarea unor șabloane de flux, cu un număr de zile alocat pentru fiecare departament, în vederea folosirii acestora la inițierea lucrărilor.
Departamente
1. Înregistrarea angajaților ce aparțin unui departament.
2. Setarea unei plaje de numere și a unei serii aferente înregistrării de documente pentru angajații din departamentul respectiv.
3. Setarea unui responsabil de departament ce va primi toate lucrările ce intra în departamentul său.
Delegări
1. Posibilitatea de a delega un angajat în locul altui angajat ce lipsește sau este in concediu pentru a se prelua automat sarcinile delegatarului de către cel delegat pentru o anumită perioada de timp.
Aerte
1. Se vor genera automat alerte pentru lucrările ce depășesc termenul într-un departament.
2. Se vor genera automat alerte pentru documentele de registratură ce nu sunt distribuite.
3. Pentru fiecare alertă se va trimite și un email către una sau mai multe adrese.
Setări
1. Posibilitatea de a seta generarea numărului de registratură pentru fiecare departament în parte sau număr general.
2. Posibilitatea de a seta numărul de zile alocat departamentelor din fluxul lucrării inițiate din registratură.
3. Posibilitatea de a seta numărul de zile alocat sarcinii finale a unei lucrări.
Servicii
1. Instalare și configurare (utilizatori, organigrama, numerotare etc.).
2. Instruire până la 5 ore/zi - 5 zile lucrătoare - total 25 ore de instruire, pentru un numar de maxim 10 persoane.
3. Servicii de dezvoltare în limita a 32 de ore anual.
4. Actualizări de platformă și actualizări de securitate
5. Servicii de backup și disaster recovery.
Pretul afisat este pentru o perioada de 12 luni.