Inventariere, Numerotare file, Selectionare documente, Prelucrare arhivistica
SEAPIDStare
DA32681050
Data28 Februarie 2023
Valoare136.540 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateJilava, Ilfov
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Inventarierea documentelor va cuprinde toate unitățile arhivistice (dosarele). În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. La rubrica „Conținutul pe scurt al unității arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Predarea inventarelor se va face pe suport electronic (stick) pe baza de proces verbal de predare-primire. Numerotarea se face in coltul din dreapta sus, al fiecarei file. La sfarsit, se trece numarul de file pe foaia de certificare. Selectionarea documentelor reprezinta operatiunea arhivistica prin care se stabileste valoarea istorica sau practica a documentelor dintr-un fond, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Patrimoniul Arhivistic National si eliminarii celor lipsite de importanta, avand termenul de pastrare expirat. Servicii de prelucrare arhivistica conform Legii 16/1996 si a instructiunilor aprobate prin Ordinul 217/1996. Gruparea si ordonarea documentelor pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. Constituirea și legarea unităţilor arhivistice se va face prin introducerea în coperţi de carton sub formă de dosare. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume
Achizitii17 RON
Cantitate: 3390
Unitate masura: dosar
Inventariere
Inventarierea documentelor va cuprinde toate unitățile arhivistice (dosarele). În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. La rubrica „Conținutul pe scurt al unității arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Predarea inventarelor se va face pe suport electronic (stick) pe baza de proces verbal de predare-primire.11 RON
Cantitate: 3000
Unitate masura: dosar
Numerotare file
Numerotarea se face in coltul din dreapta sus, al fiecarei file. La sfarsit, se trece numarul de file pe foaia de certificare.8.500 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: lucrare
Selectionare documente
Selectionarea documentelor reprezinta operatiunea arhivistica prin care se stabileste valoarea istorica sau practica a documentelor dintr-un fond, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Patrimoniul Arhivistic National si eliminarii celor lipsite de importanta, avand termenul de pastrare expirat. Activitati ce revin beneficiarului - Procedura de selectionare: a. Constituirea Comisiei de selectionare, numita prin ordin al conducătorului instituției, in scopul analizarii documentelor in vederea selectionarii. b. Stabilirea componentei Comisiei de selectionare: presedinte, secretar si un numar impar de membri. Responsabilul compartimentului (sectorului) de arhiva din cadrul institutiei creatoare devine, de drept, secretarul comisiei de selectionare. c. Convocarea Comisiei de selectionare se face de catre Presedintele acesteia, la sesizarea secretarului, anual sau ori de cate ori situatia o impune. d. Analiza documentelor pe baza inventarelor intocmite de prestator. Pe parcursul analizei documentelor membrii comisiei de selectionare, pe langa termenele de pastrare mentionate in inventare, vor urmari in mod special acele pozitii in dreptul carora apare mentiunea „C.S.” (comisia de selectionare). e. Luarea deciziei finale cu privire la documentele propuse spre selectionare. f. Semnarea de catre membrii comisiei de selectionare a documentatiei care compune lucrarea de selectionare. Activitati ce revin prestatorului – pregatirea lucrarii de selectionare: a. Verificarea existentului cu inventarele. b. Evaluarea si stabilirea importantei documentelor, pe parcursul efectuarii activitatii de selectionare pe baza urmatoarelor criterii: valoarea istorica vechimea documentelor frecventa in cadrul Fondului Arhivistic National rolul si atributiile creatorului documentelor sau fondului cantitatea documentelor starea de conservare a documentelor. c. Selectarea inventarelor pentru documentele cu termen de pastrare permanent si expirat, care vor face obiectul lucrarii de selectionare si inaintarea acestora catre Comisia de selectionare a creatorului de documente in vederea analizei. d. Suport tehnic pentru elaborarea dosarului ce va fi depus la Arhivele Nationale. Lucrarea de selectionare va avea urmatorul continut: adresa de inaintare catre Arhivele Nationale a documentelor in vederea obtinerii aprobarii, semnata de catre conducerea Beneficiarului copie dupa decizia de numire a Comisiei de selectionare procesul-verbal al Comisiei de selectionare, aprobat de conducerea Beneficiarului inventarele documentelor propuse spre eliminare inventarul documentelor cu termenul de pastrare permanent, create in perioada pentru care se propune selectionarea. e. Depunerea dosarului spre confirmare, la Arhivele Nationale.29 RON
Cantitate: 1290
Unitate masura: UA (unitate arhivistica)
Prelucrare arhivistica
Servicii de prelucrare arhivistica conform Legii 16/1996 si a instructiunilor aprobate prin Ordinul 217/1996. Gruparea si ordonarea documentelor pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform prevederilor legale în vigoare. Constituirea și legarea unităţilor arhivistice se va face prin introducerea în coperţi de carton sub formă de dosare. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un numar de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din Nomenclator (dacă există) - numărul dosarului și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. Dosarele constituite vor fi legate astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. Organizarea fondului arhivistic se va face conform criteriului de ordonare stabilit iniţial.