Achizitie servicii de arhivare fizica si selectionare, de scanare/digitalizare documente
SEAPIDStare
DA32601268
Data16 Februarie 2023
Valoare84.020 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateMosoaia, Arges
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Achizitie servicii de arhivare fizica si selectionare documente, de scanare/digitalizare a dosarelor, gratuit servicii de instalare, instructaj utilizator, acordare licente de utilizare si mentenanta gratuita pentru 24 luni pentru 10 utilizatori, pentru Primaria Mosoaia, Judetul Arges.
Achizitii645 RON
Cantitate: 60
Unitate masura: metru liniar
Servicii de arhivare fizică si selectionare
Servicii de arhivare fizica a dosarelor (inclusiv selectionare)
1.Identificarea unităților arhivistice în spațiul de depozitare al creatorului;
2.Desprăfuirea și îndepărtarea tuturor obiectelor ce nu aparțin fondului de arhivă sau care au fostfolosite ca suport pentru constituirea arhivei conform Legi Nr. 16/1996 ( cleme, ace, agrafe, ciorne,dublete etc);
3.Ordonarea documentelor în dosare cronologic sau, în cazuri speciale, geografic sau pe probleme;
4.Legarea documentelor în coperte tip duplex;
5.Pe coperta dosarului se înscriu denumirea unității și a compartimentului creator, numărul dosaruluidin inventar, anul /datele extreme, numărul volumului, termenul de păstrare din nomenclator;
6.Inventarierea dosarelor pe compartimente și termene de păstrare;
7.Constituirea inventarului în format scris și electronic;
8.Aranjarea în cutii de arhivare a dosarelor constituite;
9.Etichetarea cutiilor de arhivare;
10.Sistematizarea arhivei în depozit;
11.Întocmirea lucrării de selecționare pentru documentele cu termen de păstrare expirat, întocmirea documentației de avizare, eliberarea spațiului fizic de depozitare al documentelor din cadrul instituției beneficiarului;
12.Consultanță privind activitatea managerială și gestiunea documentelor noi create în instituție;
13.Consultanță privind implementarea unui flux de documente optimizat, scăzând costurile umane și materiale de gestiune a fondului arhivistic.
14.Materiale asigurate de prestator.0,22 RON
Cantitate: 206000
Unitate masura: pagina
Servicii de scanare/digitalizare a dosarelor
Operațiuni executate pentru serviciile de scanare a documentelor
Digitalizarea (scanarea) documentelor
Digitalizarea / Scanarea documentelor presupune transpunerea informațiilor din documentele deținute de instituție, din format fizic, în format electronic. Astfel, societatea noastră oferă o serie de servicii automatizate și optimizate ce au ca efect scăderea costurilor materiale și umane în gestionarea fluxului de documente creat în instituție. Scanarea documentelor se va face cu personalul specializat și cu echipamente dedicate în funcție de fiecare document în parte. De la starea documentului, gradul de uzură și până la lizibilitatea acestuia, echipamentele dețin o serie de caracteristici ce permit transpunerea 1:1 în format electronic a documentelor scanate. Printre funcționalitățile de scanare ale echipamentelor deținute, se enumeră: scanarea Alb-Negru, Gri sau Color în funcție de starea fizică a documentului. Rezoluția cu care va fi făcută scanarea documentelor va fi minimum 300 dpi, pentru documente cu flux operațional.
În situațiile în care, în cadrul instituției există documente ce conțin schițe, planșe, trasee, hărti etc, acestea vor intra în proces de scanare personalizat, în funcție de calitatea fiecărui document.
Pentru realizarea digitalizării SC ALL BUSINESS ARCHIVE SERVICES SRL utilizează echipamente profesionale, adecvate tipurilor de documente care vor fi digitalizate. Totodată, în mod permanent, specialiștii noștri asigură integritatea documentului fizic prin monitorizarea permanentă a echipamentelor de scanare.
Indexarea informației din documente și salvarea acestora în format electronic
Astfel, informațiile din documente vor fi indexate în funcție de fondul arhivistic, tipurile de documente (departamente/ direcții/servicii și lucrări sau pe ani, după caz), nomenclatorul instituției sau după consultarea directă cu reprezentantul compartimentului la care se va proceda serviciul de arhivare fizică sau electronică.
Totodată, în funcție de tipul de document, indecșii asociați se pot regăsi fie la fiecare document, fie la dosarul arhivistic generat electronic.
Informațiile indexate vor fi stocate într-o bază de date pe serverul de arhivare și de asemenea vor fi transferate pe suport extern pus la dispozitie de prestator.
Fondul arhivistic deja digitalizat va fi reconstituit în unități arhivistice, în formă originală.
Salvarea documentelor scanate se poate adapta, de comun acord cu beneficiarul, în toate formatele cunoscute de fisiere. (Ex: Fișiere TIFF, PDF, TIFF Multipage, JPEG etc). Formatul de salvare al indecșilor de regăsire va fii de forma . XML , .JSON sau document.DB.
Digitalizarea realizată de specialiștii noștri va respecta integritatea documentului fizic, aspectul originalului și succesiunea corectă (originală) a elementelor componente (pagini, file, schițe. Planuri etc.). Astfel, fiecare document, după procesul de scanare, se va verifica dacă dosarul digitalizat coincide cu cel în format letric.