Servicii de selecționare și arhivare
SEAPIDStare
DA32439877
Data26 Ianuarie 2023
Valoare45.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateTargu Mures, Mures
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:a) SORTARE DOCUMENTE
- evaluarea organizării fondului arhivistic conform indicatorilor și nomenclatoarelor avizate pe perioada supusă prelucrării arhivistice,
- ordonarea dosarelor pe servicii, compartimente, categorii,
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- sortarea pe luni calendaristice și ani.
b) Verificare dată rezoluție
- studierea sentinței din dosar în vederea stabilirii termenului de păstrare.
c) SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR/DOSARELOR CU TERMENUL DE PĂSTRARE EXPIRAT
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- identificarea dosarelor cu termenul de păstrare expirat, conform Nomenclatorului
Arhivistic,
- întocmirea inventarelor documentelor/dosarelor, cu termen de păstrare expirat,
- tehnoredactarea inventarelor,
- listat inventare la imprimantă și predarea lor pe suport electronic și scris
- pregătirea documentaţiei pentru Arhivele Naţionale,
- depunerea documentație la Serviciul Județean al Arhivelor Naționale pentru obținerea avizelor pentru scoaterea din evidenţă a documentelor cu termen expirat,
- prezența unui reprezentant din partea firmei ( dacă este cazul) la verificarea lucrării de selecționare.
d) INVENTARIEREA DOCUMENTELOR – ORGANIZARE, REORGANIZARE ARHIVĂ
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- inventarierea inventarelor pentru documentele de arhivă rămase în păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- tehnoredactarea inve
Achizitii45.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Servicii de selecționare și arhivare
a) SORTARE DOCUMENTE
- evaluarea organizării fondului arhivistic conform indicatorilor și nomenclatoarelor avizate pe perioada supusă prelucrării arhivistice,
- ordonarea dosarelor pe servicii, compartimente, categorii,
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- sortarea pe luni calendaristice și ani.
b) Verificare dată rezoluție
- studierea sentinței din dosar în vederea stabilirii termenului de păstrare.
c) SELECȚIONAREA DOCUMENTELOR/DOSARELOR CU TERMENUL DE PĂSTRARE EXPIRAT
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- identificarea dosarelor cu termenul de păstrare expirat, conform Nomenclatorului
Arhivistic,
- întocmirea inventarelor documentelor/dosarelor, cu termen de păstrare expirat,
- tehnoredactarea inventarelor,
- listat inventare la imprimantă și predarea lor pe suport electronic și scris
- pregătirea documentaţiei pentru Arhivele Naţionale,
- depunerea documentație la Serviciul Județean al Arhivelor Naționale pentru obținerea avizelor pentru scoaterea din evidenţă a documentelor cu termen expirat,
- prezența unui reprezentant din partea firmei ( dacă este cazul) la verificarea lucrării de selecționare.
d) INVENTARIEREA DOCUMENTELOR – ORGANIZARE, REORGANIZARE ARHIVĂ
- cotarea acestora pe termene de păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- inventarierea inventarelor pentru documentele de arhivă rămase în păstrare conform nomenclatorului arhivistic,
- tehnoredactarea inventarelor,
- listat inventare la imprimantă și predarea lor pe suport electronic și scris,
- aşezarea lor pe rafturi pe departamente și termene de păstrare,
- numerotarea rafturilor și a polițelor pentru o identificare rapidă a documentelor,
- studierea sentinței din dosar în vederea inventarierii.
LEGĂTORIE DOCUMENTE:
a) PREGĂTIREA DOCUMENTELOR CONSTITUITE PENTRU LEGĂTORIE / TOALETAREA DOCUMENTELOR
Categoria 1
- pregătire doc. A4, fără eliminarea capselor, clemelor, acelor,
- pregătirea acestora în vederea legării, scoaterea din bibliorafturi sau dosare plic
- scoaterea lor din folii, plicuri,
- gruparea documentelor pentru legare,
- netezirea foilor,
- înlăturarea marginilor franjurate,
-se vor îndrepta foile îndoite și se vor lipii foile rupte sau deteriorate.
Categoria 2
- pregătire doc. A4, sau format mai mic,
- scoaterea din bibliorafturi sau dosare plic, din folii, plicuri,
- eliminarea capselor, clemelor, acelor,
- impăturire A3 (harti, plase, proiecte),
- netezirea foilor,
- înlăturarea marginilor franjurate,
- se vor îndrepta foile îndoite și se vor lipii foile rupte sau deteriorate,
- gruparea documentelor pentru legare.
b) LEGĂTORIE ȘI ÎNDOSARIERE DOCUMENTE – COPERTARE DOSARE A4
- perforarea dosarelor,
- copertarea,
- legarea manuală cu sfoară a dosarului.
c) ETICHETAREA COPERTELOR
- etichetarea dosarelor se realizează cu etichete tipizate,
- imprimarea și tăierea etichetelor,
- lipirea acestora pe fața și cantul dosarului-
d) SCRIS CONȚINUT ETICHETE
- scrierea conţinutului dosarului pe cele 2 etichete cu date de identificare, conținut, numere de inventar, anii extremi, număr file, etc.
e) SCRIS CONȚINUT PAGINA DE TITLU
- atribuire titlu dosar
3. NUMEROTAREA FILELOR:
a) Numerotare file
Pentru documentele care necesită numerotarea filelor:
- numerotarea filelor se realizează pe fiecare filă în colțul din dreapta sus a paginii,
- se menționează pe dosar și în inventar numărul de file pe care îl conține dosarul.
b) Certificarea dosarelor
- aplicarea unui sigiliu pe ultima filă a dosarului (unde este cazul)
4. SERVICII CONEXE:
a) DESPRĂFUIRE DOCUMENTE
- curățirea documentelor prin înlăturarea prafului,
- curățirea hârtiei mărunțite și a efectelor biodeteriorării (aceasta se realizează cu perii moi, prin suflare sau aspirare),
- aspirarea polițelor și ștergerea polițelor din arhivă.
b) MANIPULARE DOCUMENTE
Documente preluate cu PV
- manipulare dosarelor din birouri în arhivă pe bază de proces verbal (întocmire P.V.).
c) CONSTITUIREA SAU RECONSTITUIREA documentelor în unități arhivistice
Scoaterea din folii, rearanjare file, maxim 250 file/dosar
- ordonarea documentelor neconstituite în dosare
- acestea vor fi aranjate pe criterii : cronologic, tematic, alfabetic, pe termene de păstrare, compartimente, conform Nomenclatorului Arhivistic
- ordonarea cronologică a filelor de la data cea mai mică la cea mai mare, respectiv de la începutul anului până la sfârșitul anului (dacă este cazul).
d) INTRODUCEREA ÎN CUTII ȘI ORGANIZAREA PE RAFTURI
Pentru dosarele care fac obiectul inventarierilor mai vechi și nu au fost introduse în cutii (dacă este cazul):
- pregatirea dosarelor pentru a fi introduse în cutii de arhivare,
- aşezarea, ordonarea dosarelor in cutii, confor inventarelor pe departamente și termene de păstrare,
- aranjarea sistematică a documentelor sau a cutiilor în depozitele de arhivă,
- numerotarea rafturilor și a polițelor
- întocmirea unui ghid topografic pentru o identificare rapidă a documentelor (dacă este cazul)
e) IDENTIFICAREA PE RAFT DUPA INVENTARELE EXISTENTE SAU REARANJARE PE RAFT (documente noerganizate, nearanjate, vrac)
- sortarea documentelor,
- verificarea numerelor de dos
f) DISTRUGEREA CONFIDENȚIALĂ a documentelor.
- procesul de distrugere a documentelor se va realiza cu echipamente de distrugere specifice, după primirea avizului din partea SJAN, conform prevederilor