Servicii de scanare si prelucrare arhivistica
SEAPIDStare
DA31847806
Data10 Noiembrie 2022
Valoare215.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateGhiroda, Timis
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de scanare si prelucrare arhivistica necesare in vederea prelucrarii si scanarii documentelor tuturor compartimentelor (aproximativ 900000 de file)din cadrul primariei comunei Ghiroda in vederea realizarii arhivei electronice.
Achizitii215.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: pachet
servicii de scanare si prelucrare arhivistica
Pachet servicii de prelucrare arhivistica, scanare, distrugere confidentiala documente
1.
Scanare
- cantitate aproximativ 900.000-950.000 file, scanarea se va face la o rezolutie de 300dpi, planse mai mari decat formatul a4 vor fi considerate fila de a4 si vor fi scanate color intr un singur fisier.
Documentele scanate vor fi trecute prin procesul OCR astfel incat sa permita gasirea imediata a oricarui document cautat in baza de date dupa indexi de cautare.
Structurarea bazei de date cu documentele scanate va respecta formatul Nomenclatorului Arhivistic al institutiei sau societatii comerciale.
Ca urmare a structurarii unei astfel de baza de date se poate trece ulterior la management electronic al activitatii in baza unor programe de management administtrativ.
2.
Prelucrare fizica documente.
SERVICII DE ARHIVARE Servicii de prelucrare a documentelor din arhiva pentru aprox 400-450ml documente, constand in : Identificarea , ordonarea si gruparea documentelor potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic; Constituirea dosarelor/unitatilor arhivistice (in timpul operatiunii de constituire a dosarelor,vor fi scoase clamele,agrafele,acele,filele albe nescrise). Dosarele astfel constituite se leaga in coperti de carton numarul maxim de file per dosar/unitate arhivistica, conform legii arhivarii 16/1996 trebuie sa fie de maxim 250-300 file. Cotarea si recotarea- Pe cotor si coperta anterioara a dosarului se trec elementele de cota respectiv numar de inventar , anii extremi ,denumirea pe scurt a continutului dosarului , indicativul din nomenclator , termenul de pastrare , nr . de volum daca este cazul. Inventarierea unitatilor arhivistice, in registre si format electronic pe ani de constituire si termene de pastrare prevazute in Nomenclatorul arhivistic al unitatii .Organizarea fondului arhivistic prelucrat prin ordonarea unitatilor arhivistice pe rafturi identificabile ; Coperti arhivare din carton de legatorie Identificarea, ordonarea si inventarierea documentelor existente in arhiva potrivit problemelor si termenelor de pastrare prevazute in Nomenclatorul Arhivistic; Asigurarea de consultanta in vederea selectionarii documentelor cu termene de pastrare expirate , pentru a fi propuse eliminarii . De asemenea ne angajam prin contract ca documentele care urmeaza a fi selectionate sa le distrugem confidential (nivel 3 de securitate) cu titlu gratuit.
rezultatul lucrarii va conduce la finalizarea intregii lucrari de prelucrare a arhivei precum si la intocmirea unei baze de date electronice care va cuprinde scanarea pentru toate documentele (mai putin documentele care urmeaza a fi selectionate-distruse si a celor cu termene de pastrare de pana la 10 ani)
Mentionam ca pretul pe care il propunem este valabil doar la pachetul propus, respectiv ambele lucrari.