Servicii de arhivare si scanare documente
SEAPIDStare
DA31552472
Data05 Octombrie 2022
Valoare57.500 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Conform oferta depusa la sediul achizitorului.
Se va incheia contract pana la 31.12.2022, cu posibilitate de prelungire pana la data de 30.04.2023
Achizitii57.500 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: pachet
Servicii de arhivare si scanare a documentelor
I. PRELUAREA DOCUMENTELOR
Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces - verbal de predare - primire semnat de către reprezentanţii ambelor părți. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. La sediul prestatorului, se va constitui o zona de carantina, iar documentele vor parcurge etapa de desinfectie si dezinsectie.
II. FONDAREA, GRUPAREA SI ORDONAREA DOCUMENTELOR
Operaţiunea de fondare reprezintă stabilirea apartenenţei documentelor la un fond arhivistic (capitolul 1, articolul 2, litera k din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii nr. 16/1996, din 27.09.2013).
Operațiunea de grupare, ordonare și sortare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic sau, în lipsa acestuia, pe baza schemei organizatorice.
Astfel, unitățile arhivistice vor fi grupate si ordonate pe compartimente, ani și termene de păstrare.
Prestatorul nu va modifica ordinea documentelor din cadrul unităților arhivistice.
III. CONSTITUIREA UNITĂȚILOR ARHIVISTICE (DOSARELOR)
Documentele se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice.
Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic.
Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice:
- denumirea beneficiarului
- denumirea compartimentului creator
- numărul dosarului (cota provizorie) și anul
- conținutul pe scurt al unității arhivistice
- numărul volumului (dacă este cazul)
- datele extreme
- termenul de păstrare.
Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă.
Dosarele constituite vor fi ordonate. Acestea vor fi introduse în cutii de arhivă.
Pe cutii vor fi aplicate coduri de bare și vor fi lipite etichete pe care vor fi menționate: denumirea compartimentului, conținutul cutiei, numărul de dosare, cotele acestora din inventar, anii extremi, termenul de păstrare.
Cutiile de arhivă pe care prestatorul le furnizează au următoarele caracteristici tehnice:
˗ 1 metru liniar = 3 cutii de arhivă = ~30 unitati arhivistice
˗ cutiile sunt executate din carton CO III
˗ documentele sunt protejate împotriva prafului
˗ sunt adecvate păstrarii documentelor
˗ dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm.
IV. LEGAREA DOSARELOR
Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă.
Se verifică modul de prindere a documentelor în dosare.
V. INVENTARIEREA DOCUMENTELOR
Întregul fond arhivistic va fi supus operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate dosarele cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial.
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar, fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct.
Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme.
La rubrica „Conținutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă.
Predarea inventarelor se va face pe suport de hârtie și pe suport electronic.
Fondul arhivistic prelucrat și inventariat, va fi transportat și predat către depozitul de arhivă al beneficiarului.
VI. SERVICII DE SCANARE SI INDEXARE
1. Analiza fondului arhivistic şi stabilirea modalităţilor de scanare şi indexare.
În această fază, pe baza vizualizării documentelor ce fac parte din fondul arhivistic de digitizat, se stabilesc formatele de scanare, formatele de asamblare, denumirea entităților logice arhivabile electronic, denumirea machetelor de indexare și a indecșilor asociați.
2. Pregătirea documentelor în vederea digitizării
Fondul arhivistic preluat de la beneficiar (constituit sau nu în unități arhivistice) va fi sortat, ordonat şi grupat conform cerinţelor beneficiarului. Documentația va fi împărţită pe categorii mari, iar în cadrul fiecărei categorii pe ani și tipuri de documente.
3. Digitizarea (Scanarea) documentelor
Documentele se digitizează (scanează) faţă/verso (dacă e cazul), alb-negru (format PDF multipagină). Pentru formatele A4 se va folosi rezoluţia 300 dpi, iar pentru documentele legate (tip carte, opise , registre, etc) sau cu formate mai mari (A3) - rezoluții mai mari – cuprinse între 300-600 dpi. În funcţie de starea documentelor şi de importanţa lor se stabileşte rezoluţia de scanare.
După verificarea documentelor scanate, acestea se vor salva în format final PDF.
4. Refacerea unitătilor arhivistice pregătite pentru digitizare
După scanarea documentelor, dosarele / entitățile pregătite pentru digitizare se refac în forma inițială (reconstituirea unităților arhivistice).
5. Indexarea informaţiei din documente
Pentru indentificarea rapida a documentelor, filtrare-cautare in arhiva digitala, prestatorul va crea o baza de date cu informatiile specifice pentru fiecare dosar in parte, conform nomenclatorului dosarelor confirmat de Arhivele Nationale, pus la dispozitie de catre beneficiar.
Fiecare set de indecsi trebuie sa contina minim 5 indecsi pe unitate arhivistica.
6. Predarea fondului arhivistic digitizat către responsabilul cu arhiva beneficiarului.
Predarea se va face pe bază de proces verbal de recepție.
Totodată va fi predată o copie a arhivei electronice (pe suport DVD sau HDD).
Pretul unitar (include toate operatiunile de mai sus): 2,30 lei/pag, fara TVA