SERVICII DE ARHIVARE FIZICA SI ELECTRONICA
SEAPIDStare
DA31165338
Data10 August 2022
Valoare135.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateSag, Salaj
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Se solicita Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie, intocmit inventare pe format electronic si pe suport de hartie,consultanta pentru intocmire nomenclator sau actualizare nomenclator, conform Legii Arhivelor,Legea 16/1996.
Serviciile vor cuprinde urmatoarele opratiuni:
1. Inventariat arhiva
2.Legat si compactat dosare
3.Numerotat file dosare
4.Arhivare electronica a documentelor
Valoarea finala totala a contractului se va stabili in urma receptiei pe baza procesului verbal de receptie in functie de:
-numarul de dosare inventariate x8.50 lei/ buc
- numarul efectiv de dosare legate si compactate x14.80 lei/buc.
- numarul de file numerotatex 6.50 lei/ buc
-scanare pentru arhivare electronica a documentelor A4 X 0.80lei/ pag.
-scanare pentru arhivare electronica a documentelor A0,A2,A3 X 1,60lei/ pag.
Achizitii135.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
SERVICII DE ARHIVARE FIZICA SI ELECTRONICA
Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie, intocmit inventare pe format electronic si pe suport de hartie,consultanta pentru intocmire nomenclator sau actualizare nomenclator, conform Legii Arhivelor,Legea 16/1996.
Documentele vor fi grupate pe categorii,compartiment creator ,ani si termene de pastrare si se vor inventaria.
Desprăfuirea documentelor
Inventarul va cupride toate dosarele cu acelas tremen de pastrare detinute in cursul unui an de catre un departament.
Fiecare dosar va cuprinde denumirea unitatii si a compartimentului creator ,numarul de dosar din inventar,anul, date de inceput si de sfarsit ,numarul de volume daca este cazul si termenul de pastrare,indicativul din nomenclator daca exista.
Inventarele se vor preda beneficiarului in format listat (foi A4) si in format electronic
Consultanţa şi/sau întocmirea lucrărilor de selecţionare conform legislaţiei arhivistice în vigoare (lucrările de selecţionare se efectuează asupra documentelor al căror termen de păstrare a expirat);
Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare înaintate la Serviciile Judeţene ale Arhivelor Naţionale
Legarea documentelor în coperţi formând dosare (dosarele trebuie sa aibă maxim 250-300 file) şi etichetarea acestora şi înscrirea pe cotor a datelor aferente;
Dosarele care sunt propuse pentru legat se verifica fiecare dosar se scot ace agrafe ,capse se leaga cu sfoara se pun coperti din carton duplex.Se pun coperti din carton mucava invelit in hartie colorata si panza la cotor (panza bleomaren )
Legarea unitatilor arhivistice (dosare) se face astfel incat sa se poata citi textele,rezolutiile,antetele,semnaturile si orice alte date si informatii oferite de documente.
Se va aplica prin lipire un dreptunghi de 10 cm/5 cm peste capetele sforii de legatura asezate pe foaia de certificare in vederea sigilarii dosarului cu ocazia certificarii ;
Etichetarea dosarelor pe cotor prin inscrierea cu marker de culoare neagra si folosind majuscule ,fara prescurtari sau alte artificii a datelor de identificare preluate din foaia de capat ,respectiv a urmatoarelor date :denumirea entitatii creatoare/detinatoare si a compartimentului creator/detinator ;numarul de dosar din inventar ,anul ;indicativul unitatii arhivistice din nomenclator ;denumirea dosarului – continultul pe scurt al problemelor la care se refera ;date de inceput si sfarsit ( ziua,luna,anul )numarul filelor ;numarul volumului daca este cazul si termenul de pastrare ; conservare în cutii standard de arhivare .
Numerotat file dosare (cu caracter Permanent)
Fiecare fila sa numerotat in coltul din dreapta sus
La finalul dosarului pe o coala alba sau pe coperta dosarului se face urmatoarea certificare:,,prezentul dosar contine…………file.
La sfarsitul fiecarei note de certificare se trece numarul de file si semnatura celui care face respectiva lucrare.
SCANAREA ȘI DIGITIZAREA DOCUMENTELOR
Pregătim documentele pentru scanare
verificăm starea documentelor;
eliminăm capsele, agrafele, ciornele, foile nescrise etc;
ordonăm filă cu filă documentele şi le separăm cu ajutorul codurilor de bare;
Scanăm și indexăm
utilizăm scanere de mare viteză pentru documente uzuale: facturi, avize, contracte etc;
utilizăm scanere de planșe pentru documente tip desene, schițe tehnice etc;
utilizăm scanere de carte pentru documentele legate în dosare;
utilizăm software specializat care permite setarea parametrilor de scanare, vizualizarea procesului de scanare, post procesarea imaginii scanate, capturarea de metadate și indexarea;
Stocăm informaţia scanată
criptăm şi păstrăm informația scanată pe servere securizate de date;
Asigurăm accesul la informaţie
asigurăm accesul la informațiile din arhiva dumneavoastră în baza unor protocoale de securitate stricte şi bine definite;
Avantaje:
Acces rapid la documente in format electronic sau la rezolutie foarte buna
Back-up pentru arhiva fizica
Usurinta in gestionarea arhivelor digitale
Posibilitatea de a organiza arhiva digitala dupa criterii de indexare si arhivare
S.C. AVANTAJ ARHIV S.R.L. executa :
Nr.crt Operatiune Prelucrare Arhivistica Unitate de masura
1. Ordonarea documentelor pe grupe de unităţi arhivistice (dosare) buc
2. Desprăfuirea,Toaletare şi decapsarea documentelor buc
3. Ordonarea documentelor în cadrul unei unităţi arhivistice (dosar) buc
4. Întocmirea inventarelor pe suport de hartie A4 cat si pe format electronic (Card,USB,Stick) buc
5. Întocmirea lucrărilor de selecţionare buc
6. Consultanţă/Asistenţă la verificarea lucrărilor de selecţionare buc
7. Inventarierea documentelor supuse selectionarii cu mentionarea termenului de pastrare / Reactualizarea inventarelor, în urma selectionării, la arhivă aflată deja în depozitare buc
8. Predarea arhivei şi a inventarelor buc
9. Legare în dosare cu coperţi de hârtie duplex şi etichetare (dosar) buc
10. Numerotarea filelor pentru toate documentele (dosar) buc
11. Certificarea documentelor (dosar)
12. Predarea registrelor de depozit si de intrare-iesire buc
13. Scanarea si digitalizarea documentelor pag