Pachete software pentru gestionarea documentelor
SEAPIDStare
DA29462017
Data07 Decembrie 2021
Valoare9.848,74 RON
Oferta refuzata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiFurnizare
Cod CPVDescriere:Aplicație de registratură electronică sub formă de aplicație web, instalabilă atât pe sisteme de operare Windows, cât și Linux, cu următoarele funcționalități: APLICATIE DE BAZĂ • Definirea structurii organizaționale a utilizatorului (departamente, funcții, angajați, organigramă) • Definirea angajaților din organizatie, alocarea acestora pe funcții și departamente • Definirea partenerilor externi, precum și a categoriei acestora • Gestiunea documentelor care intră sau ies din organizație - Încărcarea documentelor în aplicație în format Word, PDF, Excel - Introducerea de informații suplimentare legate de fiecare document încărcat (data emiterii, tipul de document încărcat, termenul de soluționare, un rezumat al documentului introdus de către utilizator, observații, număr de înregistrare, etc.) - Alocarea automată a unui număr de înregistrare intern dintr-o plajă de numerotare. Plajele de numerotare se vor putea defini la nivel de organizație, departament și/sau tip de document - Posibilitatea de rezervare a unor numere din plajele de numerotare pentru situații neprevăzute - În funcție de tipul de document, se vor putea introduce informații suplimentare, cum ar fi:o Compartimentul responsabil (căruia i se alocă documentul)o Informații suplimentare legate de cerere (adresa, data notificare completare dosar, data depunere dosar complet, data raport evaluare, data emitere decizie evaluare, data valabilitate decizie evaluare, etc.) - Posibilitatea de semnare electronică a document
Achizitii9.848,74 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
DocRegis v2 - Licență de utilizare
Aplicație de registratură electronică sub formă de aplicație web, instalabilă atât pe sisteme de operare Windows, cât și Linux, cu următoarele funcționalități:
APLICATIE DE BAZĂ
• Definirea structurii organizaționale a utilizatorului (departamente, funcții, angajați, organigramă)
• Definirea angajaților din organizatie, alocarea acestora pe funcții și departamente
• Definirea partenerilor externi, precum și a categoriei acestora
• Gestiunea documentelor care intră sau ies din organizație
- Încărcarea documentelor în aplicație în format Word, PDF, Excel
- Introducerea de informații suplimentare legate de fiecare document încărcat (data emiterii, tipul de document încărcat, termenul de soluționare, un rezumat al documentului introdus de către utilizator, observații, număr de înregistrare, etc.)
- Alocarea automată a unui număr de înregistrare intern dintr-o plajă de numerotare. Plajele de numerotare se vor putea defini la nivel de organizație, departament și/sau tip de document
- Posibilitatea de rezervare a unor numere din plajele de numerotare pentru situații neprevăzute
- În funcție de tipul de document, se vor putea introduce informații suplimentare, cum ar fi:
o Compartimentul responsabil (căruia i se alocă documentul)
o Informații suplimentare legate de cerere (adresa, data notificare completare dosar, data depunere dosar complet, data raport evaluare, data emitere decizie evaluare, data valabilitate decizie evaluare, etc.)
- Posibilitatea de semnare electronică a documentelor eliberate folosind o semnătură digitală extinsă (certificat digital)
• Sistem de autentificare securizată în aplicație, pe baza unui nume de utilizator și a unei parole
• Posibilitatea de definire de roluri de utilizator, cu posibilitatea de alocare a dreptului de acces la diferite module sau acțiuni ale aplicației
• Sistem de audit al activităților întreprinse de către utilizator (acțiunea efectuată în aplicație, data și ora la care a fost efectuată, modificările aduse datelor)
• Manualul de utilizare a aplicației (în format electronic)
• Instalarea aplicației pe serverul beneficiarului
MODUL IMPORT DE DATE
• Modul pentru import de date - va permite importul nomenclatoarelor de parteneri, angajați, departamente din alte surse de date (fișiere Excel sau baze de date externe), pentru a ușura implementarea inițială a sistemului.
MODUL OCR
• Modul pentru extragerea informațiilor din documente și posibilitatea de căutare în text - va permite analiza automată a fișierelor Word/PDF încărcate, extragerea conținutului acestora (OCR-izare) și salvarea conținutului în baza de date. Această facilitate va permite pe de o parte căutarea de text în conținutul tuturor fișierelor încărcate, iar pe de altă parte va permite reducerea timpului necesar pentru încărcarea unui document, utilizatorul nemaifiind nevoit să introducă un rezumat al documentului
MODUL RAPOARTE
• Permite generarea și tipărirea de rapoarte în diferite formate predefinite, pe baza informațiilor încărcate in baza de date.
MODUL DEFINIRE FLUX DE DOCUMENTE
• Modul de urmărire traseu documente - va permite implementarea unor fluxuri de transmitere a documentelor în cadrul organizației, pe baza cerințelor beneficiarului. Se va putea urmări traseul unui document în cadrul organizației, prin ce departamente a trecut. De asemenea, se pot defini anumite stări în care trebuie să se afle un document pentru a putea fi transferat de la un departament la altul. Sistemul va permite:
- Alocarea de documente către anumite departamente – utilizatori
- Notificarea pe e-mail și în aplicație a utilizatorilor la alocarea de sarcini noi
- Sistem de blocare a documentelor aflate în lucru la anumiți utilizatori
În prețul prezentat este inclusă și asistența la instalarea pe serverul beneficiarului.
O licență achiziționată permite instalarea aplicației pe un singur server și permite folosirea aplicației pentru o singură locație. Licența de utilizare a aplicației nu are limită de număr de utilizatori conectați și nici termen de expirare – permite utilizarea aplicației pentru o perioadă de timp nedefinită de la achiziție, fără alte costuri (abonamente, etc.).