SERVICII ARHIVARE DOCUMENTE; SERVICII DE SCANARE; SELECTIONARE DOCUMENT EXPIRAT
SEAPIDStare
DA29193392
Data05 Noiembrie 2021
Valoare22.950 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateCernavoda, Constanta
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Arhivare documente institutie prin sortare, ordonare si legare documente conform nomenclatorului arhivistic. Servicii de scanare documente prin evaluarea arhivei fizice in vederea definirii regulilor de scanare si indexare a documentelor, precum si a structurii arhivei electronice (scanarea documentelor se realizeaza automat sau manual). Selectionarea documentelor expirate (se stabilește relevanța acestora, avându-se în vedere respectarea termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic, pentru a face posibilă eliminarea documentelor devenite nefolositoare)
Achizitii16 RON
Cantitate: 700
Unitate masura: Dosar/Coperta din carton alb imprimat
SERVICII DE ARHIVARE
Ordonarea documentelor este o etapă importantă, întrucât sortarea cât mai optimă a acestora permite maximizarea accesului la informații, precum și eficientizarea gestionării arhivei companiei dumneavoastră.
Operațiunea de ordonare a documentelor presupune sortarea acestora pe baza nomenclatorului arhivistic, conform unor criterii prestabilite, avându-se în vedere natura informațiilor, organigrama companiei dumneavoastră şi termenele de păstrare a documentelor.Ordonarea documentelor este o etapă importantă, întrucât sortarea cât mai optimă a acestora permite maximizarea accesului la informații, precum și eficientizarea gestionării arhivei companiei dumneavoastră.
Operațiunea de ordonare a documentelor presupune sortarea acestora pe baza nomenclatorului arhivistic, conform unor criterii prestabilite, avându-se în vedere natura informațiilor, organigrama companiei dumneavoastră şi termenele de păstrare a documentelor.
Operațiunea de legătorie a unităților arhivistice presupune coaserea filelor și coperților documentelor conform normelor legale, cu sfoară din bumbac alba între coperţi de carton, cu grosimea cotorului de maxim 2,5 cm, astfel încât documentele din dosar să nu fie afectate, iar conținutul lor să poată fi citit cu ușurință.
Inventarierea dosarelor este o etapă foarte importantă în procesul de arhivare fizică, întrucât o evidență cât mai exactă a documentelor companiei dumneavoastră asigură accesarea cu ușurință a actelor din arhivă.
Ulterior ordonării documentelor și dosarelor conform nomenclatorul arhivistic, acestea sunt luate în evidență, prin analizarea și notării conținutului fiecărui dosar în inventarul arhivistic, pentru a permite gestiunea cât mai eficientă a arhivei, accesul rapid la informații, precum și eliminarea ulterioară din arhivă a documentelor ce devin nefolositoare companiei dumneavoasră.0,19 RON
Cantitate: 50000
Unitate masura: fila
Servicii de scanare
Specialistii SMAHIMBERG ARHIVE realizeaza evaluarea arhivei fizice in
vederea definirii regulilor de scanare si indexare a documentelor, precum si
a structurii arhivei electronice. Schemele de indexare sunt stabilite de
comun acord cu beneficiarul pentru a asigura regasirea ulterioara rapida si
facila a documentelor.
Astfel, se au in vedere caracteristicile documentelor ce vor fi supuse
conversiei digitale (volumul, starea, gradul de automatizare posibil etc.),
precum si sistemul de organizare a acestora, conform cu procedurile interne
de arhivare (pe baza nomenclatorului arhivistic, pe departamente,
proiecte etc.).
In functie de formatul documentelor, scanarea documentelor se realizeaza
automat sau manual, la rezolutii cuprinse intre 150 – 600 dpi, alb-negru,
color sau cu tonuri de gri, iar salvarea lor se poate face in formate
electronice foarte accesibile ca PDF, JEG
Costul operatiunii de scanare se calculeaza in functie de: rezolutia la care
vor fi scanate documentele, modul de scanare (monocrom, gri sau color),
formatul de fisier in care vor fi livrate documentele, cantitatea de documente
ce va fi scanata, starea documentelelor, gradul de automatizare posibil.
Indexarea documentelor electronice obtinute in urma scanarii permite
regasirea ulterioara a acestora intr-un mod rapid si facil.
Indexarea se poate realiza prin intermediul metodelor introduse in campurile
index sau prin indexarea intregului continut.
Schemele de indexare sunt definite pornind de la criteriile stabilite de
comun acord cu beneficiarul, pentru a se plia pe propriile obiective de
regasire a documentelor.
Dupa scanarea si indexarea documentelor, beneficiarul are posibilitatea de a
alege modalitatea de acces la acestea:
documentele sunt livrate pe CD-uri, DVD-uri SAU HARD DISK (care vor
contine imaginile/documentele scanate si datele indexate, permitand
cautarea documentelor);4,5 RON
Cantitate: 500
Unitate masura: DOSAR
SELECTIONARE DOCUMENT EXPIRAT
Prin procesul de selecționare a documentelor se stabilește relevanța acestora, avându-se în vedere respectarea termenelor de păstrare prevăzute în nomenclatorul arhivistic, pentru a face posibilă eliminarea documentelor devenite nefolositoare pentru compania dumneavoastră.
Această activitate contribuie la o gestiune mai eficientă a arhivei companiei dumneavoastră, întrucât presupune verificarea tuturor documentelor și eliminarea celor care au depăşit termenul legal de păstrare, având ca rezultat eliberarea spațiului de depozitare și actualizarea evidenței documentelor.
Confirm Legii 16/1996 a Arhivelor Naționale, procesul de selecționare și eliminare a documentelor din arhiva companiei dumneavoastră se poate realiza doar după obținerea avizului Arhivelor Naționale și numai cu aprobarea Comisiei de Selecționare din cadrul organizației creatoare.