servicii Arhivare pentru anul 2021(arhiva existenta si dosare noi)
SEAPIDStare
DA27166571
Data23 Decembrie 2020
Valoare20.426,04 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Arhivare 956 cutii cu documente (transmise pana in prezent) si depunerea pe parcursul anului 2021 a inca 600 cutii cu documente. (inlude acces aplicatie softArsec, inchiriere spatiu depozitare, serv standard solicitare arhiva si transport in vederea consultarii arhivei existente si reintroducere cutii in arhiva Bucuresti (12 cutii/an, serv transport 24/an), serv preluare si introducere arhiva noua 600 cutii, inchiriere spatiu depozit erv standard solicitare arhiva si transport Bucuresti in vederea consultarii arhivei noi preluate si reintroducere cutii in arhiva (12 cutii/an, serv transport 24/an)
Achizitii20.426,04 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Arhivare cutii arhivă fizică prezent si 2021
Arhivare 956 cutii cu documente (transmise pana in prezent) si depunerea pe parcursul anului 2021 a inca 600 cutii cu documente.
Etapele procesului de arhivare a documentelor necesare în anul 2021 sunt:
- Furnizare 600 cutii de arhivare;
- Împachetare și clasificare dosare cu forțe proprii pe termene de păstrare – organizare încă din faza de constituire, dosarele fiind clasificate după criterii relevante precum ar fi departamentul, tipul documentului, codul din Nomenclatorul arhivistic;
- Întocmirea inventarelor cu forțe proprii, pe fiecare cutie în parte, pe suport hârtie și în format electronic;
- Preluarea în custodie pe bază de Proces verbal a tuturor cutiilor;
- Asigurarea transportului cutiilor în condiții de siguranță către spațiul de depozitare;
- Recepția cutiilor la centrul de depozitare;
- Întocmirea bazei de date în care se vor trece informațiile aferente fiecărei cutii în parte, cât și cele trecute pe cotorul fiecărui dosar.
Etapele care au loc după arhivare inițială a documentelor pentru asigurarea accesului rapid și simplu la orice cutie / dosar / document:
- Manipulare cutie în momentul solicitării;
- Livrare care include transport document / dosar / cutie solicitată;
- Returnare document / dosar / cutie solicitată;
- Retragere dosare din depozitul de arhivă;
- Transmitere în format electronic / fizic a unui document / cutie în regim de urgență sau normal, după caz.
Depozitul în care vor fi transportate documentele dispune de cele mai sigure mijloace de protecție a documentelor, de mijloace de ventilare și climatizare, de mijloace de alarmare și semnalizare antiefracție, de mijloace de detecție, alarmare și semnalizare anti-incendiu și sistem de stingere a incendiului atât automat, cât și manual.
Serviciu este unul standard de solicitare cutie din Depozitul de Arhivă (Next Business Day)- 12 serv/an, Serviciul de reintroducere cutie în Depozitul de Arhivă, precum si serviciul de transport cutii în vederea consultării – în București, în regim NORMAL- 24 serv/an.