Servicii de arhivare a documentelor

    SEAP
    ID
    DA26618755
    Data
    20 Octombrie 2020
    Valoare
    7.497,6 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    4420600 - Gradinita 185
    Localitate
    Bucuresti, Bucuresti
    Furnizor
    9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    I. Preluarea și transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. Grupare și ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi grupate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic al beneficiarului (dacă există) sau în baza prevederilor legale în vigoare. III. Constituirea unităților arhivistice (dosarelor) și legarea acestora Documentele ordonate se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice (dosarele). Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din nomenclatorul arhivistic (dacă există) - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumul
    Achizitii
    7.497,6 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: pachet
    Servicii de arhivare a documentelor
    I. Preluarea și transportul documentelor Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului. Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate. Mijloacele de transport utilizate sunt dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. Grupare și ordonarea documentelor Documentele preluate vor fi grupate pe compartimentele creatoare ale beneficiarului și în cadrul acestora vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de păstrare, conform nomenclatorului arhivistic al beneficiarului (dacă există) sau în baza prevederilor legale în vigoare. III. Constituirea unităților arhivistice (dosarelor) și legarea acestora Documentele ordonate se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice (dosarele). Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar. Fiecărui dosar i se va atribui un cod de identificare unic. Pe coperta dosarului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice: - denumirea societății - denumirea compartimentului creator - indicativul dosarului din nomenclatorul arhivistic (dacă există) - numărul dosarului (cota provizorie) și anul - conținutul pe scurt al unității arhivistice - numărul volumului (dacă este cazul) - datele extreme - termenul de păstrare. Dosarele vor fi legate în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor. Găurirea se va efectua cu dispozitive care să nu deterioreze documentele. Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă. Dosarele legate vor fi organizate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial. IV. Inventarierea documentelor Inventarele vor cuprinde toate unitățile arhivistice (dosarele) cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial. În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent. La rubrica „Conținutul pe scurt al unității arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le conține respectivul dosar și acțiunea sau problema/problemele la care se referă. Emitentul și destinatarul vor fi trecuți în inventar numai dacă sunt alții decât creatorul fondului. Predarea inventarelor se va face pe baza de proces verbal de predare-primire și vor fi predate inventarele pe suport de hârtie (1 exemplar original) și CD-ul conținând inventarele. La finalizarea serviciilor, reprezentanții beneficiarului vor efectua recepţia serviciilor prestate şi se va întocmi un proces-verbal de recepţie. Valoarea totala estimata este de 7.497,60 lei, fara TVA, defalcata astfel: - Ordonarea, constituirea unitatilor arhivistice (dosarelor) si legarea acestora – 480 ua x 10,22 lei/ua, fara TVA = 4.905,60 lei, fara TVA - Inventarierea documentelor – 480 ua x 5,40 lei/ua, fara TVA = 2.592,00 lei, fara TVA Valoarea totală a serviciilor de arhivare documentelor se va stabili prin aplicarea prețurilor unitare la cantitatea efectivă de documente care va parcurge etapele menționate mai sus, fara a se depasi valoarea totala estimata. Preturi unitare: Servicii de prelucrare a documentelor – 10,202 lei/ua, fara TVA Servicii de inventariere – 5,40 lei/ua, fara TVA