Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie a documentelor în coperti de mucava
SEAPIDStare
DA25909974
Data06 Iulie 2020
Valoare127.559,25 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateBucuresti, Bucuresti
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie a documentelor în coperti de mucava
Achizitii22,25 RON
Cantitate: 5733
Unitate masura: unitate arhivistica (dosar)
Servicii de prelucrare arhivistica si legatorie a documentelor în coperti de mucava
- Serviciile de legatorie si arhivare documente contin urmatoarele operatii:
1. Desprafuirea documentelor
- desprafuirea documentelor se face cu scopul de a curate documentele prin inlaturarea prafului hartiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor din arhiva;
- desprafuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, stergere cu carpe moi si uscate, fara a deteriora documentele.
2. Pregatirea documentelor in vederea legarii
-se grupează documentele referitoare la aceeaşi problemă, cu acelaşi termen de păstrare din acelaşi an. În cazul aceloraşi genuri de documente, întocmite pe perioade de timp diferite şi, respectiv, cu termene de păstrare diferite), se constituie dosare separate, pentru fiecare termen de păstrare.
documentele cuprinse în dosar se ordonează cronologic sau, în cazuri speciale, după alte criterii (alfabetic, geografic etc.); când în constituirea dosarului se foloseşte ordinea cronologică, actele mai vechi trebuie să se afle deasupra şi cele mai noi dedesubt;
se îndepărtează acele, clamele, agrafele metalice, dubletele.
3. Lipirea documentelor
- Se lipesc toate documentele mai mici de format A5 (bonuri, chitante) pe coli albe pentru a preveni pierderea acestora
4. Numerotarea filelor si certificarea dosarelor
-filele dosarelor se numerotează în colţul din dreapta sus, cu creion negru; în cazul dosarelor compuse din mai multe volume, filele se numerotează începând cu numărul l pentru fiecare volum;
pe o foaie nescrisă, adăugată la sfârşitul dosarului, sau pe prima pagină nescrisă a registrelor şi condicilor, se va face următoarea certificare: „Prezentul dosar (registru, condică) conţine ... file", în cifre şi, între paranteze, în litere, după care se semnează şi se va pune data certificării.
5.Legarea dosarelor
un dosar poate fi constituit dintr-un document de o filă sau mai multe documente până la maxim 200-250 file. În cazul depăşirii a 200-250 file - unitatea arhivistica se va împărţi în volume ţinându-se cont de aspectul cronologic sau alfabetic al dosarului
după încadrarea fiecărui dosar între coperţi de carton 350 gr., format A4, cotor de grosime variabilă, se execută legarea dosarelor prin efectuarea unor găuri cu un aparat special, iar coaserea filelor şi a coperţilor se efectuează cu sfoară de cânepă de aşa manieră încât să nu fie afectate documentele din cadrul dosarului, şi să poată fi citite textele, rezoluţiile, antetele, semnăturile şi orice alte date şi informaţii oferite de documente.
Aplicarea unei etichete pe ultima pagina, peste capetele de sfoara cu care a fost snuruit dosarul-dupa stampilarea etichetei de catre creatorul de documente, se va nota in partea de jos a filei „Prezentul registru contine.... file”
6.Ordonarea si inventarierea dosarelor
-Dosarele deja constituite, legate si numerotate, vor fi ordonate şi inventariate pe compartimente si cronologic
7.Completarea copertii si cotorului pentru fiecare dosar
- Coperta şi cotorul fiecarui dosar vor fi completate cu toate elementele menţionate în inventar: denumirea serviciului/departamentului, nr. inventar, conţinutul dosarului, datele extreme ale dosarului, nr. file, indicativul din nomenclator, nr. volum.
8. Tehnoredactarea inventarului
- Inventarele vor fi predate de către prestator în format clasic cât şi în format electronic (CD) pe compartimente.
- Inventarul va fi redactat atat pe suport fizic, cat si electronic (CD), avand urmatorul cuprins: numarul dosarului, continutul pe scurt al dosarului; date extreme;nr.file, compartimentul.