Organizare work-shop-uri pe teme specifice – POCU AntreprenorIng SMIS 123975
SEAPIDStare
DA25275455
Data13 Martie 2020
Valoare129.996 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateIasi, Iasi
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Conform ofertei
Achizitii129.996 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Organizare work-shop-uri pe teme specifice – POCU AntreprenorIng SMIS 123975
DESCRIERE SERVICII OFERTATE
Operatorul economic va furniza Servicii de organizare de workshop-uri, prin realizarea de 18 workshop-uri, cu 6 teme distincte respectiv : “Inovare socială”, “Îmbunătăţirea accesibilităţii, a utilizării şi a calităţii tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor”, “Nediscriminare”, “Egalitate de şanse şi de gen pe piaţa muncii”, “Cum să-ţi găseşti un loc de muncă“, “Meet your employer”.. Evenimentele se vor desfășura începand cu luna martie 2020 și vor avea o durată de 4 ore fiecare seminar, respectiv vor fi furnizate un total de apoximativ 72 ore de Work-shop-uri, fără a include timpii necesari pregătirii temelor specifice, activității de pregătire a fiecărui eveniment.
La evenimentele menționate vor participa 500 de studenți de la UNIVERSITATEA TEHNICA "GHEORGHE ASACHI" DIN IASI, din cadrul proiectului POCU „Dezvoltarea culturii antreprenoriale a studentilor de la inginerie si arhitectura prin crearea unei retele de centre de pregatire in antreprenoriat-Antreprenoring”.
Etape in organizarea workshop-urilor/evenimentelor:
1. Inițial, în termen de 5-15 zile de la contractare, organizarea unei ședințe comune cu echipa de implementare a Beneficiarului pentru a discuta stadiul activităților necesare a fi derulate înainte de a fi invitați participanții (studenții) la Work-shop-uri. Reevaluarea graficului prezentat în ofertă, stabilirea primei variante a Graficului Work-shop-urilor, modificarea compeonetei materialelor folosite și transmiterea listei participanților;
2. Contractarea spațiilor necesare derulării evenimentelor și a serviciilor de catering;
3. Detalierea temelor prezentate in ofertă (detalierea conceptului creativ);
4. Lansarea invitațiilor / informarea participanților aferent fiecărei luni calendarisitice;
5. Derularea propriu-zisă a evenimentelor;
6. Realizarea rapoartelor fiecărui eveniment;
Descriere detaliată
Cei 500 de studenți vor fi repartizați în 18 grupe, în medie vor fi aprox. 25-35 de studenți. Studenti se vor inscrie la evenimentele pe cele 6 teme , astfel vor fi furnizate un număr de 72 ore efective de work-shop-uri.
Cele 18 workshop-uri se vor organiza în municipiul Iasi.
Fiecare sesiune va avea durata de 4 ore de desfășurare, plus timpul de organizare a sălii post și ante eveniment.
Pentru organizarea fiecărui eveniment în parte se va transmite prestatorului comanda scrisă, cu minim 4 zile înainte de data evenimentului.
În cadrul ofertei se regăsește și o prezentare a unui concept creativ a seriei de 18 sesiuni de workshop-uri, cu temele stabilite: “Inovare socială”, “Îmbunătățirea accesibilității, a utilizării și a calității tehnologiilor informației și comunicațiilor”, “Nediscriminare”, “Egalitate de șanse și de gen pe piața muncii”, “Cum să-ți găsești un loc de muncă“, “Meet your employer”., un plan de comunicare și un plan de raportare.
Ofertantul va elabora și va transmite invitațiile, impreuna cu Beneficiarul, către participanți prin e-mail și telefonic și va realiza activitățile de follow-up telefonic (pentru confirmarea prezenței) către invitați, astfel încât să participe la evenimente toți membrii grupului țintă, adică cei 500 de studenți.
Ofertantul va distribui și colecta formularele de feedback de la toți participanții si se va asigura că fiecare a semnat lista de prezență. Ulterior fiecărui eveniment va fi transmisă lista de prezență anexat la raportul de eveniment.
Ofertantul va asigura prezența unei persoane responsabile cu amenajarea spațiului conform solicitărilor achizitorului, organizare logistică, relația cu sala de eveniment, firma de catering etc, la fiecare eveniment în parte.
Lunar, după realizarea fiecarei sesiuni, ofertantul va elabora un raport al activității prestate.
Descriere săli pentru organizare seminarii
Sălile pentru evenimente vor fi închiriate în Iasi, amplasate la o distanță accesibilă din punct de vedere al distanței față de mijloace de transport în comun. Sălile vor avea capacitate de minim 30 de persoane cu dispunere în cerc sau la mese sau amfiteatru, aranjate stil cafenea, orientate spre locul de proiecție (dacă este nevoie de proiecție).
Salile vor fi : dotate cu proiector și ecran de proiecție (adaptate la dimensiunea sălii), flipchart și markere, sistem de sonorizare adecvat spațiului( daca este cazul), care să poată fi cuplat la laptop și minimum două microfoane mobile (funcție de solicitatile traineri-lor), un spațiu pentru înregistrare participanți, oferă acces la minimum o toaletă, dispune de spațiu în afara sălii de eveniment pentru servire masa în regim bufet suedez și de spațiu pentru amenajare coffee break.
Descriere servicii de masă
Prestatorul va asigura servicii de masă pentru circa 30 de persoane per eveniment – cu posibile variații.
Pe durata fiecărui eveniment se va asigura un coffee-break conform documentatie de achizitie.
La finalul evenimentului se va asigura servirea masa in regim bufet suedez conform documentatia de achizitie. Modul de servire va fi stil bufet suedez.
Prestatorul va asigura prezența unei persoane pe toată durata derulării evenimentului, responsabilă cu servirea meselor, debarasarea.
Descriere materiale de promovare a evenimentului și materiale fotografice
Pentru fiecare eveniment prestatorul va realiza 5 fotografii, care vor fi predate pe suport CD/DVD. Vom realiza în total 90 de fotografii.
Pentru evenimentele sustinute, prestatorul va realiza:
• 500 de mape conform documentatie de achizitie;
• 50 de pixuri;
• 500 program workshop-uri.
DESCRIERE DOTĂRI ȘI RESURSE UMANE
Operatorul economic va asigura numărul de experți prevăzut în documentația de achiziție, respectiv un număr de 6 experți, 3 experți worksop implicați în furnizarea directă a celor 6 teme solicitate și 3 experți asistent worrkop ca vor asigura suport experților workshop precum și vor asigura relația cu furnizorii și Beneficiarul.