SERVICII ORGANIZARE 8 FOCUSGRUP-URI –POCU AVEA SMIS 123900
SEAPIDStare
DA25087644
Data20 Februarie 2020
Valoare119.200 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateTimisoara, Timis
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Operatorul economic va furniza Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup.
Durata contractului: Evenimentele de tip focus-grup se pot desfasura de la semnarea contractului – maxim 30.04.2020.
Evenimentele de tip focus-grup vor avea o durata de desfasurare de 4 ore fiecare, respectiv vor fi furnizate un total de 32 ore de focus-grup-uri, fara a include timpii necesari pregatirii temelor specifice, activitatii de post si pre eveniment, activitati administrative si de informare participanti.
La evenimentele mentionate vor fi 320 de participanti de la Universitatea Politehnica Timisoara (profesori si/sau studenti) si din mediul antreprenorial (societati, organizatii , asociatii/fundatii, institutii, etc).
Etape in organizarea focus-grup-urilor/evenimentelor:
1. Initial, in termen de 5-10 zile de la contractare, organizarea unei sedinte comune cu echipa de implementare a Beneficiarului pentru a discuta stadiul activitatilor necesare a fi derulate (prevazute in proiect) inainte de a fi invitati participantii (studentii) la focusgrup-uri. Realizarea si evaluarea graficului prezentat in oferta, stabilirea primei variante a graficului evenimentelor si transmiterea listei participantilor;
2. Pregatirea spatiilor necesare derularii evenimentelor si a serviciilor de catering;
3. Detalierea temelor prezentate in oferta (detalierea conceptului creativ);
4. Lansarea invitatiilor / informarea participantilor aferent fiecarei luni calendarisitice;
5. Derularea propriu-zisa a evenimen
Achizitii14.900 RON
Cantitate: 8
Unitate masura: bucata
SERVICII ORGANIZARE 8 FOCUSGRUP-URI –POCU AVEA SMIS 123900
Operatorul economic va furniza Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup.
Durata contractului: Evenimentele de tip focus-grup se pot desfasura de la semnarea contractului – maxim 30.04.2020.
Evenimentele de tip focus-grup vor avea o durata de desfasurare de 4 ore fiecare, respectiv vor fi furnizate un total de 32 ore de focus-grup-uri, fara a include timpii necesari pregatirii temelor specifice, activitatii de post si pre eveniment, activitati administrative si de informare participanti.
La evenimentele mentionate vor fi 320 de participanti de la Universitatea Politehnica Timisoara (profesori si/sau studenti) si din mediul antreprenorial (societati, organizatii , asociatii/fundatii, institutii, etc).
Etape in organizarea focus-grup-urilor/evenimentelor:
1. Initial, in termen de 5-10 zile de la contractare, organizarea unei sedinte comune cu echipa de implementare a Beneficiarului pentru a discuta stadiul activitatilor necesare a fi derulate (prevazute in proiect) inainte de a fi invitati participantii (studentii) la focusgrup-uri. Realizarea si evaluarea graficului prezentat in oferta, stabilirea primei variante a graficului evenimentelor si transmiterea listei participantilor;
2. Pregatirea spatiilor necesare derularii evenimentelor si a serviciilor de catering;
3. Detalierea temelor prezentate in oferta (detalierea conceptului creativ);
4. Lansarea invitatiilor / informarea participantilor aferent fiecarei luni calendarisitice;
5. Derularea propriu-zisa a evenimentelor;
6. Realizarea rapoartelor fiecarui eveniment;
Descriere detaliata
Cei 320 de participantii vor fi repartizati in 8 grupe, in medie vor fi 30-50 de persoane, cu variatii. Organizarea si temele sunt prezentate mai sus.
Perioada in care vor fi organizate – de la semnarea contractului pana in 30.04.2020, functie de solicitarile primite de la Beneficiar.
Cele 8 evenimente se vor organiza in municipiul Timisoara si Hunedoara, in apropierea Universitatii Politehnice Timisoara.
Fiecare sesiune va avea durata de 4 ore de desfasurare, plus timpul de organizare a salii post si ante eveniment. Expertul care modereaza evenimentul poate prelungi intalnirea daca sa solicitat de catre participanti, un timp suplimentar (prelungirea evenimentului).
Ofertantul, impreuna cu Beneficiarul, va elabora si va transmite invitatiile catre participanti prin e-mail si telefonic si va realiza activitatile de follow-up telefonic (pentru confirmarea prezentei) catre invitati, astfel incat sa participe la evenimente toti membrii grupului tinta, adica cei 320 de participanti.
Ofertantul va distribui si colecta formularele de feedback de la toti participantii si se va asigura ca fiecare a semnat lista de prezenta. Ulterior fiecarui eveniment va fi transmisa lista de prezenta anexat la raportul de eveniment.
Ofertantul va asigura prezenta a doua persoane responsabile cu amenajarea spatiului conform solicitarilor achizitorului, organizare logistica, relatia cu sala de eveniment, firma de catering, etc, la fiecare eveniment in parte.
Dupa realizarea fiecarei sesiuni, ofertantul va elabora un raport al activitatii prestate.
Descriere sali pentru organizare seminarii
Salile pentru evenimente vor fi inchiriate in Timisoara/Hunedoara, amplasate la o distanta accesibila din punct de vedere al distantei fata de mijloace de transport in comun. Salile vor avea capacitate de minim 30 de persoane cu dispunere a scaunelor in cerc sau la mese sau in amfiteatru, aranjate stil cafenea, orientate spre locul de proiectie (daca este nevoie de proiectie).
Salile vor fi : dotate cu proiector si ecran de proiectie (adaptate la dimensiunea salii), flipchart si markere, sistem de sonorizare adecvat spatiului, care sa poata fi cuplat la laptop, un spatiu/loc pentru inregistrare participanti, acces la minimum o toaleta, spatiu/loc pentru servire gustari reci in regim bufet suedez si de spatiu/loc pentru amenajare coffee break.
Descriere servicii de masa
Prestatorul va asigura servicii de masa pentru 30-50 de persoane pe eveniment – cu posibile variatii.
Pe durata fiecarui eveniment se va asigura un coffee-break cu cafea, ceai, apa plata și minerala și minimum 260-280 g/persoana de patiserie dulce si/sau sarata.
La finalul evenimentului se va asigura servirea de gustari reci (finger food). Gustarile reci vor include minimum 350 g/persoana de sortimente de bruschete/ sortimente de branzeturi/ tartine dulci și sarate/preparate din legume/ pâine/ rulade/rulouri/ fructe. Sunt acceptate doar produsele provenite de la firme de catering autorizate și cele produse de catre unitatea de care apartine sala de eveniment închiriata. Modul de servire va fi stil bufet suedez.
Descriere materiale de promovare a evenimentului si materiale fotografice
Pentru fiecare eveniment prestatorul va realiza min 5 fotografii, care vor fi predate pe suport CD/DVD/USB.
Pentru evenimentele sustinute, prestatorul va afisa 3 afișe, format minim A3/A4, pentru amplasare la locul de desfășurare al evenimentelor care vor fi asigute de beneficiar si 1 rul-up cu datele proiectului care va fi asigurat de beneficiar.
Cerinte minime solicitate pentru ofertant
Experienta similara:
Se prezinta, atasat acreditarea ca si furnizor de formare profesionala, Autorizatia pe Competente Antreprenoriale.
Descriere resurse umane:
Operatorul economic asigura numarul de experti prevazut in documentatia de achizitie, respectiv un numar de 4 experti, 2 experti cheie implicati in furnizarea directa a temelor solicitate si 2 experti non-cheie ca vor asigura suport expertilor cheie precum si vor asigura relatia cu furnizorii si beneficiarul .
Operatorul economic va desemna o persoana responsabila cu organizarea, care sa o reprezinte la fiecare eveniment in parte. Aceasta va fi comunicata cu 5 zile inainte de fiecare eveniment catre Achizitor, daca va fi diferita de cea mentionata in prezenta oferta.
Pretul de catalaog este per focus-grup/eveniment.