Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup -POCU Antreprenoring SMIS 123975
SEAPIDStare
DA24468305
Data22 Noiembrie 2019
Valoare126.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateIasi, Iasi
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup -POCU Antreprenoring SMIS 123975 conforme ofertei nr. 26943 din 18.11.2019
Achizitii126.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: bucata
Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup -POCU Antreprenoring SMIS 123975
Operatorul economic va furniza Servicii de organizare evenimente de tip focus-grup.
Durata contractului: Evenimentele de tip focus-grup se pot desfasura de la semnarea contractului – maxim 01.07.2021.
Evenimentele de tip focus-grup vor avea o durata de desfasurare de 4 ore fiecare, respectiv vor fi furnizate un total de 32 ore de focus-grup-uri, fara a include timpii necesari pregatirii temelor specifice, activitatii de post si pre eveniment, activitati administrative si de informare participanti.
La evenimentele mentionate vor fi 320 de participanti de la Universitatea Tehnica Gheorghe Asachi si din mediul antreprenorial (societati, organizatii , fundatii, institutii, etc).
Etape in organizarea focus-grup-urilor/evenimentelor:
1. Initial, in termen de 5-10 zile de la contractare, organizarea unei sedinte comune cu echipa de implementare a Beneficiarului pentru a discuta stadiul activitatilor necesare a fi derulate (prevazute in proiect) inainte de a fi invitati participantii (studentii) la focus-grup-uri. Realizarea si evaluarea graficului prezentat in oferta, stabilirea primei variante a graficului evenimentelor si transmiterea listei participantilor;
2. Pregatirea spatiilor necesare derularii evenimentelor si a serviciilor de catering;
3. Detalierea temelor prezentate in oferta (detalierea conceptului creativ);
4. Lansarea invitatiilor / informarea participantilor aferent fiecarei luni calendarisitice;
5. Derularea propriu-zisa a evenimentelor;
6. Realizarea rapoartelor fiecarui eveniment.
Descriere detaliata
Cei 320 de participantii vor fi repartizati in 8 grupe, in medie vor fi 30-50 de persoane, cu variatii. Organizarea si temele sunt prezentate in oferta depusa.
Perioada in care vor fi organizate – de la semnarea contractului pana in 01.07.2021, functie de solicitarile primite de la Beneficiar.
Cele 8 evenimente se vor organiza in municipiul Iasi, in apropierea Universitatii Tehnica Gheorghe Asachi.
Fiecare sesiune va avea durata de 4 ore de desfasurare, plus timpul de organizare a salii post si ante eveniment. Expertul care modereaza evenimentul poate prelungi intalnirea daca se solicita de catre participanti un timp suplimentar (prelungirea evenimentului).
Ofertantul, impreuna cu Beneficiarul, va elabora si va transmite invitatiile catre participanti prin e-mail si telefonic si va realiza activitatile de follow-up telefonic (pentru confirmarea prezentei) catre invitati, astfel incat sa participe la evenimente toti membrii grupului tinta, adica cei 320 de participanti.
Ofertantul va distribui si colecta formularele de feedback de la toti participantii si se va asigura ca fiecare a semnat lista de prezenta. Ulterior fiecarui eveniment va fi transmisa lista de prezenta anexat la raportul de eveniment.
Ofertantul va asigura prezenta unei persoane responsabile cu amenajarea spatiului conform solicitarilor achizitorului, organizare logistica, relatia cu sala de eveniment, firma de catering, etc, la fiecare eveniment in parte.
Dupa realizarea fiecarei sesiuni, ofertantul va elabora un raport al activitatii prestate.
Descriere sali pentru organizare seminarii
Salile pentru evenimente vor fi inchiriate in Iasi, amplasate la o distanta accesibila din punct de vedere al distantei fata de mijloace de transport in comun. Salile vor avea capacitate de minim 30 de persoane cu dispunere a scaunelor in cerc sau la mese sau in amfiteatru, aranjate stil cafenea, orientate spre locul de proiectie (daca este nevoie de proiectie).
Salile vor fi : dotate cu proiector si ecran de proiectie (adaptate la dimensiunea salii), flipchart si markere, sistem de sonorizare adecvat spatiului, care sa poata fi cuplat la laptop, un spatiu/loc pentru inregistrare participanti, acces la minimum o toaleta, spatiu/loc pentru servire gustari reci in regim bufet suedez si de spatiu/loc pentru amenajare coffee break.
Descriere servicii de masa
Prestatorul va asigura servicii de masa pentru circa 50 de persoane pe eveniment – cu posibile variatii.
Pe durata fiecarui eveniment se va asigura un coffee-break cu cafea, ceai, apa plata și minerala și minimum 260-280g/persoana de patiserie dulce si/sau sarata.
La finalul evenimentului se va asigura servirea de gustari reci (finger food). Gustarile reci vor include minimum 400 g/persoana de sortimente de bruschete/ sortimente de branzeturi/ tartine dulci și sarate/preparate din legume/ pâine/ rulade/rulouri/ fructe. Sunt acceptate doar produsele provenite de la firme de catering autorizate și cele produse de catre unitatea de care apartine sala de eveniment închiriata. Modul de servire va fi stil bufet suedez.
Descriere materiale de promovare a evenimentului si materiale fotografice
Pentru fiecare eveniment prestatorul va realiza 10 fotografii, care vor fi predate pe suport CD/DVD/USB.
Pentru evenimentele sustinute, prestatorul va realiza:
• 320 de pixuri;
• foi lucru - maxim 20 foi.
• 3 afișe, format minim A3/A4, pentru amplasare la locul de desfășurare al workshop-urile - asigurate de beneficiar;
• 1 rool-up cu datele proiectului - asigurat de beneficiar.