Servicii de arhivare fizica si electronica a documentelor

    SEAP
    ID
    DA24098338
    Data
    14 Octombrie 2019
    Valoare
    42.016,81 RON
    Stare
    Oferta acceptata
    Autoritatea contractanta
    4420791 - COMUNA JILAVA
    Localitate
    Jilava, Ilfov
    Furnizor
    9058944 - S.C. Stefadina Comserv S.R.L.
    Tipul contractului
    Servicii
    Cod CPV
    79995100-6 - Servicii de arhivare (Rev.2)
    Descriere:
    PRELUAREA DOCUMENTELOR Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces - verbal de predare - primire semnat de către reprezentanţii ambelor părți. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. FONDAREA, GRUPAREA, ORDONAREA ȘI SORTAREA DOCUMENTELOR Operaţiunea de fondare reprezintă stabilirea apartenenţei documentelor la un fond arhivistic (capitolul 1, articolul 2, litera k din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, din 27.09.2013). Documentele create vor fi separate de cele ale altor instituții. Operațiunea de grupare, ordonare și sortare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic sau, în lipsa acestuia, pe baza schemei organizatorice. Astfel, unitățile arhivistice vor fi grupate, ordonate și sortate pe compartimente, ani și termene de păstrare. Prestatorul nu va modifica ordinea documentelor din cadrul unităților arhivistice. III. Servicii de digitizare documente si indexare 1. Analiza fondului arhivistic şi stabilirea modalităţilor de scanare şi indexare. În această fază, pe baza vizualizării documentelor ce fac parte din fondul arhivistic de digitizat, se stabilesc formatele de scanare, formatele de asamblare, denumirea entităților logice arhivabile electronic, denumirea machetelor de indexare și a indecșilor asociați. 2. Pregătirea documentelor în vederea
    Achizitii
    42.016,81 RON
    Cantitate: 1
    Unitate masura: pachet
    Servicii de arhivare fizica si electronica a documentelor
    I. PRELUAREA DOCUMENTELOR Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces - verbal de predare - primire semnat de către reprezentanţii ambelor părți. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanentă, de la distanţă, prin GPS. II. FONDAREA, GRUPAREA, ORDONAREA ȘI SORTAREA DOCUMENTELOR Operaţiunea de fondare reprezintă stabilirea apartenenţei documentelor la un fond arhivistic (capitolul 1, articolul 2, litera k din Normele metodologice privind aplicarea unor dispoziţii ale Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996, din 27.09.2013). Documentele create vor fi separate de cele ale altor instituții. Operațiunea de grupare, ordonare și sortare a arhivei se realizează pe baza nomenclatorului arhivistic sau, în lipsa acestuia, pe baza schemei organizatorice. Astfel, unitățile arhivistice vor fi grupate, ordonate și sortate pe compartimente, ani și termene de păstrare. Prestatorul nu va modifica ordinea documentelor din cadrul unităților arhivistice. III. Servicii de digitizare documente si indexare 1. Analiza fondului arhivistic şi stabilirea modalităţilor de scanare şi indexare. În această fază, pe baza vizualizării documentelor ce fac parte din fondul arhivistic de digitizat, se stabilesc formatele de scanare, formatele de asamblare, denumirea entităților logice arhivabile electronic, denumirea machetelor de indexare și a indecșilor asociați. 2. Pregătirea documentelor în vederea digitizării Se indeparteaza partile metalice (ace, cleme, agrafe, etc) si se indreapta foile indoite. 3. Digitizarea (Scanarea) documentelor Documentele se digitizează (scanează) faţă/verso (dacă e cazul), alb-negru (format PDF multipagină). Pentru formatele A4 si A3 se va folosi rezoluţia 300 dpi. 4. Refacerea unitătilor arhivistice pregătite pentru digitizare După scanarea documentelor, dosarele pregătite pentru digitizare se refac în forma inițială (reconstituirea unităților arhivistice). 5. Indexarea informaţiei din documente Se realizează în cadrul machetelor de indexare per dosar (unitate arhivistică) conform analizei efectuate la punctul 1. 6. Creearea unei baze de date pentru: Amenzi, Automobile și Imobile. Folosind indecși stabiliți (ex: Nume, CNP, Serie Proces verbal, data.) se introduc în baza de date, fiind accesibile ulterior căutărilor. 7. Predarea fondului arhivistic digitizat către responsabilul cu arhiva beneficiarului. Predarea se va face pe bază de proces verbal de recepție. Totodată va fi predată o copie a documentelor electronice (pe suport DVD). IV. Furnizare cutii de arhiva Prestatorul va furniza cutii de arhivă având următoarele caracteristici tehnice: • Cutiile sunt executate din carton CO III • Documentele sunt protejate împotriva prafului • Sunt adecvate păstrarii documentelor • Dimensiuni: 38 cm x 32 cm x 26,5 cm. Echivalențe de calcul pentru stabilirea valorii estimate a serviciilor: 1 metru liniar = 3 cutii de arhivă furnizate de prestator 1 cutie de arhivă = 10 - 12 unități arhivistice (dosare legate) 1 metru liniar = 5000 de file Preturi unitare: - Preluarea documentelor - gratuit - Fondarea, gruparea, ordonarea si sortarea documentelor - 2,06 lei/ua, fara TVA - Digitizarea (scanarea) documentelor - 0,32 lei/pag, fara TVA - Indexare (chitanțe de mână) - 1,50 lei/pag, fara TVA - Furnizare cutii de arhivă - 5,20 lei/buc, fara TVA