Sistemul informatic pentru managementul comunicării cu cetățenii

SEAP

DA24093326

Data

11 Octombrie 2019

Valoare

38.100 RON

Stare

Oferta acceptata

Autoritatea contractanta

4820313 - COMUNA CIMPANI

Localitate

Campani, Bihor

Furnizor

26128713 - S.C. PRIMUS TECHNOLOGIES SRL S.R.L.

Tipul contractului

Servicii

Cod CPV

48517000-5 - Pachete software IT (Rev.2)

Descriere:

Sistemul informatic pentru managementul comunicării cu cetățenii este compus din următoarele module funcționale: - M1 – Modul de administrare, - M2 – Modul sesizări, - M3 – Modul campanii informare, - M4 – Modul consultare publică, - M5 – Modul gestiune documente, - M6 – Modul rapoart, - M7 – Modul integrare (API) - M8 – Aplicație mobilă; Soluția va rula în cloud asigurându-se astfel optimizarea utilizării resurselor atât hardware cât și umane necesare pentru a se asigura o funcționare a acesteia în condiții optime de cost, disponibilitate și securitate a informației. Pentru securizarea datelor transmise către cloud, se va utiliza o conexiune securizată de tip HTTPS. Aceat tip de conexiune presupune transferul datelor în formă criptată pentru a nu fi expuse datele. În caz de integrare cu alte sisteme informatice, prin intermediul modulului de integrare (API), se vor utiliza și tokenuri (niste coduri unice pe care le cunosc doar cei care realizează integrarea sistemelor). Prin aceste integrări, se poate opta pentru a nu se stoca date sensibile în cloud ci să fie preluate din bazele de date ale primăriei. În ce privește securitatea datelor stocate în cloud, aceasta este cea mai sigură, comparând cu opțiunea de a le stoca pe o infrastructură proprie. Ofertantul va prezenta certificat constator valabil la data semnarii contractului de servicii Ofertantul va prezenta o detaliere a serviciilor

Achizitii

38.100 RON

Cantitate: 1

Unitate masura: bucata

Solutie e-administare UAT

Cu ajutorul solutiei propuse se poate gestiona eficient comunicarea cu cetățenii. Prin prisma modulelor funcționale pe care le expune soluția, se pot gestiona ușor fluxuri de lucru, din domenii cum ar fi: • asistență socială: - prin intermediul aplicației mobile sau prin intermediul interfeței expuse pe site-ul instituției, cetățenii pot sesiza anumite probleme ce intră în sfera asistenței sociale, inclusiv să le atașeze poze sau documente. Aceste sesizari se inregistrează automat în sistem și mai apoi pot fi gestionate cu asigurarea trasabilității de catre angajatii responsabili cu aceste tipuri de probleme; - prin intermediul modulului campanii de informare, pot fi informați cetățenii vizati despre modificări legislative privind condițiile ce trebuiesc îndeplinite pentru a putea beneficia de ajutoare sociale, sau pot fi informați cu privire la activități pe care trebuie să le desfășoare pentru a nu pierde ajutoarele de care deja beneficiază. • gestionare petițiilor: prin intermediul aplicației mobile sau prin intermediul interfeței expuse pe site-ul instituției, cetățenii pot trimite petiții primăriei, petiții care se vor înregistra automat, iar angajații primăriei vor putea să le gestioneză cu trasabilitate, inclisiv să trimită un răspuns cu soluționarea acesteia, atât pe email, cât și prin aplicația mobilă. • consultari publice: pentru a afla părerea cetățenilor cu privire la anumite teme de interes, se pot trimite pe email sau în aplicația mobilă chestionare online care să fie completate de către cetățeni. Răspunsurile se colectează automat și se generează rapoarte consolidate în timp real. Așa cum menționam, cu ajutorul soluției se pot gestiona sesizările și petițiile primite de la cetățeni, dar și sarcinile de serviciu din cadrul primăriilor, respectiv să se realizeze acțiuni de consultare publică, etc. Din punct de vedere al managementului, soluția este un instrument util, care vă permite să generați rapoarte sau să utilizați panouri de comandă care să vă ajute să aveți în timp real o vedere de ansamblu atȃt asupra problemelor specifice ale cetățenilor, ȋmpărțite pe categorii, cȃt și asupra activităților și a proiectelor care se desfășoară ȋn cadrul instituției. Cetățenii se pot bucura astfel de avantajele pe care le poate aduce soluția în relația cu instituția, fie printr-un portal online, integrat în web-siteul instituției, fie prin punerea la dispoziție a unei aplicații mobile personalizate. Aceleași functionalități, adaptate activității interne, se pun la dispoziție și angajaților. Sistemul informatic pentru managementul comunicării cu cetățenii este compus din următoarele module funcționale: - M1 – Modul de administrare: acest modul expune in interfata web a portalului, functionalitatea de administrare a utilizatorilor, a departamentelor/serviciilor din primarie si a categoriilor de probleme care vor fi gestionate. - M2 – Modul sesizări: acest modul asigura gestionarea fluxului de administrare a sesizarilor sub forma de tichete. Tot prin intermediul acestui modul, se gestioneaza si sarcinile de serviciu a angajatilor primariei. In procesul de gestionare a sesizarilor/sarcinilor de serviciu, se asigura trasabilitate si lucru colaborativ. In plus, sistemul trimite notificari automate catre persoanele interesate privind: apropierea/depasirea termenelor limita si a oricaror modificari survenite. - M3 – Modul campanii informare: permite trimiterea de informari sub forma de notificare in aplicatia mobila sau prin email catre un grup segmentat de cetateni sau angajati. - M4 – Modul consultare publică: permite crearea de chestionare online, care sa fie trimise pe email sau prin aplicatia mobila catre un grup segmentat de cetateni sau angajati. - M5 – Modul gestiune documente: acest modul permite incarcarea de documente atat in aplicatia mobile, cat si in portalul web. - M6 – Modul rapoarte: acest modul permite generarea de analize privind numarul si tipul de sesizari/sarcini de serviciu gestionate, segmentat pe perioada de timp, pe stadiu de solutionare, pe persoana responsabila, pentru a putea oferi managementului o vedere de ansamblu si in timp real asupra problemelor, dar si a sarcinilor ce trebuiesc gestionate. In plus se vor genera rapoarte privind raspunsul cetatenilor la campaniile de consultare publica. - M7 – Modul integrare (API): acest modul permite integarea sistemului cu alte solutii informatice, asigurand securizarea si standardizarea comunicatiilor. - M8 – Aplicație mobile: permite cetatenilor sa inregistreze sesizari, sa primesca informari si sa raspunda la solicitari de consultare publica. Soluția va rula în cloud asigurându-se astfel optimizarea utilizării resurselor atât hardware cât și umane necesare pentru a se asigura o funcționare a acesteia în condiții optime de cost, disponibilitate și securitate a informației. Pentru securizarea datelor transmise către cloud, se va utiliza o conexiune securizată de tip HTTPS. Aceat tip de conexiune presupune transferul datelor în formă criptată pentru a nu fi expuse datele. În caz de integrare cu alte sisteme informatice, prin intermediul modulului de integrare (API), se vor utiliza și tokenuri (niste coduri unice pe care le cunosc doar cei care realizează integrarea sistemelor). Prin aceste integrări, se poate opta pentru a nu se stoca date sensibile în cloud ci să fie preluate din bazele de date ale primăriei. În ce privește securitatea datelor stocate în cloud, aceasta este cea mai sigură, comparând cu opțiunea de a le stoca pe o infrastructură proprie. Asa cum se mentiona, soluția informatică va permite: - gestionarea sesizărilor primite de la cetățeni; - realizarea de campanii online de informare și/sau consultare publică; - gestionarea sarcinilor de serviciu a angajatilor într-un mod colaborativ și care să asigure trasabilitate; - realizarea de rapoarte care să permită managementul eficient al activităților și a informațiilor colectate de la cetățeni.