Cantitate: 500
Unitate masura: metru liniar
Servicii de arhivare documente- ANIF Buc
Propunerea tehnica
Modulul 1 - Verificarea fondului arhivistic in vederea preluarii si prelucrarii
• Cantitatea estimata - 500 metri liniari
• Etape: e Organizarea arhivei verificate in vederea preluarii
• Prestatorul va garanta :
Implementarea masurilor de securitate tehnice si organizatorice necesare pentru protejarea datelor inainte de a incepe prelucrarea .
Modulul 2 - Servicii de prelucrare a fondului arhivistic
• Cantitatea estimata : 500 metri liniari
Documentele vor fi preluate de la sediul beneficiarului pe baza de proces verbal de predare — primire, dupa care prestatorul va transporta documentele la sediul sau cu mijloace de transport adecvate. 10. TH 12.
Documentele preluate vor fi ordonate pe structurile organizatorice ale beneficiarului cronologic, pe probleme si termene de pastrare , conform Nomenclatorului arhivistic al ANIF.
Documentele cu termene de pastrare expirate sau cu termene mici de pastrare vor fi separate de restul fondului si ordonate cronologic, pe probleme si termene de pastrare.
Documentele ordonate cronologic, pe probleme si termene de pastrare si a caror termen de pastrare nu este expirat, se vor introduce in coperti de carton si se vor constitui unitati arhivistice,
Pe coperta se vor inscrie datele de identificare ale dosarului:
Denumirea institutiei;
Denumirea compartimentului creator; Numarul dosarului si anul;
Indicativul din Nomenciator;
Continutul pe scurt al unitati arhivistice Numarul volumului (daca este cazul) Datele extreme;
Numer file;
Termenbul de pastrare;
Un dosar nu va avea un numar mai mare de 250 file;
O cutie va contine 10 dosare;
Un metru finiar va contine 3 cutii;
In cazul depasirii acestui numar de file se vor constitui mai multe volume ale aceluiasi dosar. Documentele cu termene de pastrare expirate vor fi constituite in pachete;
Fiecare pachet va avea atasata o eficheta cu datele de identificare a documentelor;
Dosarele vor fi legate conform Instructiunilor de aplicare a legii nr. 16/1996, in coperti de carton, astfel incat sa se asigure citirea completa a textului, detelor si rezolutiilor.
Operatorul economic va asigura copertile de carton si celelalte furnituri necesare lagarii documentelor si inscrierii datelor de identificare ale dosarului pe coperta.
Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit initial dupa care vor fi intriduse in cutii de arhiva.
Beneficiarul va face receptia serviciilor si se va intocmi un proces — verbal de receptie.
Modulul 3 - Serviciul de inventariere a documentelor
Cantitatea estimata: 500 metri liniari;
Inventarele intocmite vor cuprinde toate dosarele cu aceleasi termene de pastrare create in cursul unui an de catre un serviciu.
La rubrica , Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar. 4. La sfarsitul inventarului se va mentiona ,Acest inventar contine ...... file si ...... unitati arhivistice”, urmate de data intocmirii si de numele/semnatura persoanei care a intocmit inventarul.
• Se vor preda inventarele pe suport de hartie (1 exemplar original) si CD-ul continand inventarele. Modului 4 ~ Servicii de selectionare a documentelor cu termen de pastrare expirat
• Cantitatea estimata : 500 metri liniari;
• Ofertantul va acorda suport tehnic pentru parcurgerea procedurii de selectionare a documentelor cu termen de pastrare expirat, pentru intocmirea dosarului si inaintarea acestuia catre Arhivele Nationale pentru aprobare.
• Dupa obtinerea aprobarii de la Arhivele Nationale, ofertantul va organiza pregatirea documentelor selectionate , transportul si predarea acestora catre o societate specializata de prelucrare a hartiei.
• La finalizarea operatiunilor, ofertantul va preda autoritatii contractante documentele justificative.