Servicii de distrugere securizata a documentelor
SEAPIDStare
DA21567902
Data25 Octombrie 2018
Valoare12.500 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitateJilava, Ilfov
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe baza de proces-verbal de predare-primire semnat de catre reprezentantii ambelor parti. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS. Dosarele/bibliorafturile preluate de la beneficiar vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de pastrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului. Se vor stabili termenele de pastrare ale documentelor. Toate documentele vor fi supuse operaţiunii de inventariere. Inventarele vor cuprinde toate unitatile arhivistice cu acelasi termen de pastrare, create in cursul unui an, de catre un compartiment conform criteriului de ordonare stabilit initial. Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput (anul cel mai mic la care au fost ordonate in prealabil), mentionandu-se in inventar datele extreme. La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregatit profesional pentru identificarea rapida a documentelor solicitate şi intreaga logistica care sta la baza organizarii managementului documentelor. In urma acestei lucrari, documentele al caror termen de pastrare a expirat pot fi eliminate din arhiva, reducandu-s
Achizitii12.500 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: pachet
Servicii de distrugere securizata a documentelor
Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe baza de proces-verbal de predare-primire semnat de catre reprezentantii ambelor parti. Documentele preluate vor fi transportate la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate, dotate cu sistem de monitorizare permanenta, de la distanta, prin GPS.
Dosarele/bibliorafturile preluate de la beneficiar vor fi ordonate cronologic, pe probleme şi termene de pastrare conform criteriilor de ordonare stabilite de comun acord cu reprezentantul beneficiarului. Se vor stabili termenele de pastrare ale documentelor.
Toate documentele vor fi supuse operaţiunii de inventariere.
Inventarele vor cuprinde toate unitatile arhivistice cu acelasi termen de pastrare, create in cursul unui an, de catre un compartiment conform criteriului de ordonare stabilit initial.
Dosarele care cuprind acte din mai multi ani vor fi inventariate la anul de inceput (anul cel mai mic la care au fost ordonate in prealabil), mentionandu-se in inventar datele extreme.
La rubrica „Continutul pe scurt al dosarului” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar si actiunea sau problema/problemele la care se refera.
Prestatorul pune la dispoziţia beneficiarului personal pregatit profesional pentru identificarea rapida a documentelor solicitate şi intreaga logistica care sta la baza organizarii managementului documentelor.
In urma acestei lucrari, documentele al caror termen de pastrare a expirat pot fi eliminate din arhiva, reducandu-se spatiul necesar pentru depozitarea acestora.
Selecţionarea reprezinta operaţiunea arhivistica prin care se stabileşte valoarea istorica sau practica a documentelor dintr-un fond, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional şi eliminarii celor lipsite de importanţa, avand termenul de pastrare expirat.
Suportul tehnic pentru parcurgerea procedurii de selecţionare a documentelor presupune:
˗ Analiza documentelor supuse selecţionarii, pe baza nomenclatorului arhivistic aprobat şi a inventarelor fondului;
˗ Analiza documentelor neconstituite pe baza nomenclatorului arhivistic;
˗ Intocmirea evidenţei cotelor unitaţilor arhivistice cu termen de pastrare expirat pentru propunerea de selecţionare;
˗ Refacerea inventarelor cu documentele neselecţionate dupa obţinerea confirmarii din partea Arhivelor Naţionale;
˗ Suport tehnic pentru intocmirea pieselor ce compun lucrarea de selecţionare şi inaintarea acesteia catre Comisia de selecţionare a autoritatii contractante pentru aprobare şi Arhivelor Naţionale/Serviciilor Judetene ale Arhivelor Nationale pentru confirmare.
˗ Scoaterea din depozit, transportul şi predarea documentelor ce urmeaza a fi eliminate catre firmele specializate de prelucrare a hartiei, dupa obţinerea avizului de selecţionare din partea Arhivelor Naţionale/Serviciilor Judetene ale Arhivelor Nationale.
˗ Predarea documentelor justificative catre creatorul de arhiva.
Distrugerea documentelor se efectueaza cu ajutorul unui distrugator industrial, având o capacitate de doua tone de hârtie pe zi la nivelul P3 conform standardului DIN 66399.
Distrugerea documentelor se va efectua în prezenta unui reprezentant al beneficiarului.