Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor
SEAPIDStare
DA21379780
Data03 Octombrie 2018
Valoare648 RON
Conditii refuzate
Autoritatea contractantaLocalitateBranesti, Ilfov
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Suport tehnic pentru intocmirea Nomenclatorului Arhivistic conform organigramei instituției (ordonare, inventariere, selecţionare, folosire, păstrare).
Achizitii648 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: metru liniar
Servicii de prelucrare arhivistica a documentelor
I. Suport tehnic pentru intocmirea Nomenclatorului Arhivistic conform organigramei instituției
Nomenclatorul arhivistic este instrumentul de lucru care pune ordine în constituirea dosarelor şi orientează întreaga organizare ulterioară a activităţilor arhivistice (ordonare, inventariere, selecţionare, folosire, păstrare). Nomenclatorul se întocmeşte în conformitate cu prevederile Legii Arhivelor Naţionale nr. 16/1996 şi a modelului prevăzut în anexa nr. 1 din lege. În nomenclatorul arhivistic este reflectată gruparea documentelor potrivit problematicii şi a termenelor de păstrare stabilite de fiecare creator pentru documentele proprii.
Prestatorul acorda suport tehnic pentru redactarea formei finale a nomenclatorului arhivistic conform organigramei creatorului şi deţinătorului de documente si pentru pregătirea dosarului în vederea aprobării de către conducerea instituţiei creatoare a nomenclatorului şi înaintarea acestuia la Arhivele Naţionale pentru confirmare.
II. Constituirea unitatilor arhivistice
a. Preluarea și transportul documentelor
Documentele vor fi preluate de la beneficiar pe bază de proces verbal de predare-primire semnat de către reprezentanţii beneficiarului şi ai prestatorului.
Documentele preluate vor fi transportate de la sediul beneficiarului la sediul prestatorului cu mijloace de transport adecvate.
b. Ordonarea şi gruparea documentelor
Documentele vor fi grupate pe structurile organizatorice, pe probleme şi termene de păstrare conform nomenclatorului și a prevederilor legale în vigoare.
c. Constituirea unităţilor arhivistice
Dosarele deja legate se vor verifica în vederea identificării și separării documentelor cu termene de păstrare de 50 ani și Permanent (spre exemplu, statele de plată și bilanțurile anuale vor fi înlăturate din dosarele conținând acte contabile cu termen de păstrare de 10 ani sau mai puțin).
Documentele care nu au fost legate sub formă de dosare, precum și documentele cu termen de păstrare mai mare de 50 ani, se vor introduce în coperţi de carton şi se vor constitui unităţile arhivistice (dosarele).
Documentele cu termen de păstrare expirat se vor lega sub formă de pachete.
Filele dosarelor cu termen de păstrare Permanent se numerotează, cu creion negru, în colțul din dreapta sus. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, acestea se vor numerota de la 1, fiecare volum.
Toate dosarele numerotate se vor certifica, prin inscrierea următoarelor date: numarul de file (in cifre si in litere), data certificarii si numele si semnatura persoanei care a efectuat certificarea. Un dosar nu va avea un număr mai mare de 250 file. În cazul depăşirii acestui număr de file, se vor constitui mai multe volume ale aceluiaşi dosar.
Pe copertă dosarului/pachetului se vor înscrie elementele de identificare ale unităţii arhivistice.
d. Legarea dosarelor
Dosarele vor fi legate conform Instrucţiunilor de aplicare a Legii nr. 16/1996, în coperţi de carton, astfel încât să se asigure citirea completă a textului, datelor şi rezoluţiilor.
Se asigură de către prestator coperţile de carton şi celelalte furnituri necesare legării documentelor şi înscrierii datelor de identificare ale dosarului pe copertă.
e. Organizarea fondului arhivistic prelucrat
Dosarele legate vor fi ordonate conform criteriului de ordonare stabilit iniţial. Acestea vor fi introduse în cutii de arhivă, care vor fi numerotate.
Prestatorul va furniza cutii de arhivă.
Receptia serviciilor de arhivare a documentelor de catre responsabilul cu arhiva al beneficiarului, pe baza de proces-verbal de receptie.
1 metru liniar = 30 dosare legate
III. Inventarierea documentelor
Inventarele vor cuprinde toate dosarele/pachetele cu aceleași termene de păstrare create în cursul unui an de către un compartiment de muncă conform criteriului de ordonare stabilit inițial.
În cazul dosarelor formate din mai multe volume, în inventar fiecărui volum îi va fi atribuit un număr curent distinct. Dosarele/pachetele care cuprind acte din mai mulți ani vor fi inventariate la anul de început, menționându-se în inventar datele extreme. Separat se va întocmi un inventar al documentelor cu termen de păstrare permanent.
La rubrica „Continutul pe scurt al unității arhivistice” vor fi precizate genurile de documente pe care le contine respectivul dosar/pachet si actiunea sau problema/problemele la care se refera. Emitentul si destinatarul vor fi trecuti in inventar numai daca sunt altii decat creatorul fondului.
La sfarsitul inventarului se va mentiona: „Acest inventar contine .... file si ..... unitati arhivistice”, urmate de data intocmirii si de numele si semnatura persoanei care a intocmit inventarul.
Predarea inventarelor se va face pe baza de proces verbal de predare-primire si vor fi predate inventarele pe suport de hartie (1 exemplar original) si CD-ul continand inventarele.
IV. h. Suport tehnic pentru selecționarea documentelor cu termen de păstrare expirat
În urma acestei lucrări, documentele al căror termen de păstrare a expirat pot fi eliminate din arhivă, reducându-se spațiul necesar pentru depozitarea acestora.
Selecţionarea reprezintă operaţiunea arhivistică prin care se stabileşte valoarea istorică sau practică a documentelor dintr-un fond, în vederea păstrării permanente a celor ce fac parte din Patrimoniul Arhivistic Naţional şi eliminării celor lipsite de importanţă, având termenul de păstrare expirat.
Prestatorul va acorda suport tehnic pentru intocmirea lucrarii de selectionare si depunerea acesteia la Arhivele Nationale pentru aprobare.
Dupa aprobarea lucrarii de selectionare, prestatorul va elimina documentele selectionate si va reface inventarele.