Servicii de arhivare -Spitalul de Pediatrie Ploiesti -anunt SICAP nr ADV1013247/24.05.2018
SEAPIDStare
DA20671846
Data21 Iunie 2018
Valoare89.000 RON
Oferta acceptata
Autoritatea contractantaLocalitatePloiesti, Prahova
FurnizorTipul contractuluiServicii
Cod CPVDescriere:Pentru realizarea ,,Serviciilor de arhivare", prestatorul va parcurge urmatoarele etape : a) desprafuirea; b) toaletarea documentelor, înlaturarea capselor (acelor, agrafelor etc) si a ciornelor; c) ordonarea documentelor conform organigramei si Nomenclatorului arhivistic al Spitalului de Pediatrie Ploiesti. d) copertarea si îndosarierea documentelor (aranjarea cronologicà a documentelor în coperte din carton, pânzate la cotor, gaurirea cu utilaje care nu deterioreazà documentele, snuruirea cu ata de legatorie, numerotarea, certificarea, copertarea si etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevazute legal), constituirea inventarelor pe suport de hartie si magnetice. DETALIEREA CONTINUTULUI "SERVICIILOR DE ARHIVARE" LA DOCUMENTELE NECONSTITUITE Desprafuirea documentelor neconstituite : Desprafuirea se face cu scopul asigurarii curatirii documentelor prin înlaturarea prafului, hârtiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor din arhivà, Desprafuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, stcrgere cu carpe moi si uscate, fara a se deteriora documentele. Toaletarea documentelor neconstituite : Executia toaletarii documentelor consta în: - netezirea foilor; - înlàturarea marginilor franjurate, tara eliminarea a partilor utile (text, desen etc.); - reparatii ale zonelor sfâsiate (prin folosirea de scotch de hârtie); - plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, în principiu A 4; - lipirea alonjelor la documente eu lipici de tipograf
Achizitii89.000 RON
Cantitate: 1
Unitate masura: Lucrare completa
Servicii de arhivare -Spitalul de Pediatrie Ploiesti -anunt SICAP nr ADV1013247/24.05.2018
Pentru realizarea ,,Serviciilor de arhivare", prestatorul va parcurge urmatoarele etape :
a) desprafuirea;
b) toaletarea documentelor, înlaturarea capselor (acelor, agrafelor etc) si a ciornelor;
c) ordonarea documentelor conform organigramei si Nomenclatorului arhivistic al Spitalului de Pediatrie Ploiesti.
d) copertarea si îndosarierea documentelor (aranjarea cronologicà a documentelor în coperte din carton, pânzate la cotor, gaurirea cu utilaje care nu deterioreazà documentele, snuruirea cu ata de legatorie, numerotarea, certificarea, copertarea si etichetarea dosarelor prin înscrierea datelor prevazute legal), constituirea inventarelor pe suport de hartie si magnetice.
DETALIEREA CONTINUTULUI "SERVICIILOR DE ARHIVARE" LA DOCUMENTELE NECONSTITUITE
Desprafuirea documentelor neconstituite :
Desprafuirea se face cu scopul asigurarii curatirii documentelor prin înlaturarea prafului, hârtiei maruntite si a efectelor biodeteriorarii documentelor din arhivà,
Desprafuirea se face cu perii moi, prin suflare (aspirare) cu aspiratorul, stcrgere cu carpe moi si uscate, fara a se deteriora documentele.
Toaletarea documentelor neconstituite :
Executia toaletarii documentelor consta în:
- netezirea foilor;
- înlàturarea marginilor franjurate, tara eliminarea a partilor utile (text, desen etc.);
- reparatii ale zonelor sfâsiate (prin folosirea de scotch de hârtie);
- plierea foilor la dimensiunea formatului de dosar, în principiu A 4;
- lipirea alonjelor la documente eu lipici de tipografie, astfel încât dupa îndosariere fila respectivà sa fie vizibilà in întregime pentru a putea fi copiatà tara desfacerea dosarului;
- înlàturarea agrafelor (acelor, capselor etc.) i a ciornelor.
- Ordonarea documentelor neconstituite conform Nomenclatorului arhivistic al A.N.P.A.:
Documentele se ordoneazà în dosare prin aranjarea acestora pe compartimente conform organigramei institutiei si a prevederilor Nomenclatorului arhivistic (respectiv pe anii de creare si pe termene de pàstrare).
Îndosarierea documentelor neconstituite :
Unitatea arhivisticà de bazà - dosarul - se încheie în vederea exploatàrii legale, eficiente, cu usurintà si pe termen îndelungat a documentelor create.
Aceastà activitate cuprinde urmàtoarele operatiuni:
- asigurarea copertelor din carton, pânzate la cotor, agreate de autoritatea contractanta;
- ordonarea documentelor în dosare, pe sectii/compartimente/birouri ale autoritatii contractante, cronologic (pe ani si zile de creare), conform termenelor de pàstrare;
- concomitent cu ordonarea documentelor în dosar se inlâturà capsele, acele, clamele, agrafele metalice, filele nescrise, dubletele, ciornele, notele si însemnàrile personale, plicurile si actele care nu au legàtura cu problemele din dosar etc.;
- documentele (foile) din fiecare dosar se gàuresc la l (un) centimetru de la marginea din stânga, cu dispozitive care sa asigure utilitate si aspect plâcut, care sa nu deterioreze documentul si sa prindà foia corespunzàtor în dosar, se leaga cu ata de legatorie, agreatâ de autoritatea contractanta, in coperti de carton, pânzate la cotor, în asa fel încât sa se asigure citirea cornpletà a textului, a datelor si a rezolutiilor;
- filele dosarelor se numeroteazâ în partea din dreapta sus, în ordinea normalâ (ca la orice manual). În cazul dosarelor compuse din mai multe volume, se numeroteazà fiecare volum separat, începând eu nr. 1;
- dosarele trebuie sa aibâ aproximativ 250 de file. Functie de specificul documentelor, se pot constitui dosare eu numàr variat de file dar nu mai purtin de 100 file (plansele A1 si A3 se echivaleazâ eu 6, respectiv 2 file). În cazul depàsirii acestui numàr se formeazà mai multe volume ale aceluiasi dosar;
- Legarea documentelor in unitati arhivistice se va face eu sfoara de canepa in coperti de carton, astfel incat sa fie permisa citirea completa a textului din interiorul dosarului.
- pe coperta dosarului se înscriu:
• institutia- Spitalul de Pediatrie Ploiesti. .. (creatorul dosarului),
• indicativul unitàtii arhivistice,
• numàrul dosarului din inventar,
• cuprinsul unitàtii arhivistice,
• datele extreme (ziua si luna, an) ale documentelor din dosar,
• numârul filelor,
• numàrul volumului (dacà sunt mai multe volume),
• termenul de pàstrare;
- certificarea unitàtilor arhivistice (dosare, registre) se face pe ultima foaie nescrisà a dosarului, de càtre personalul firmei prestatoare, prin formula: "Prezentul dosar (registru) cantine ... file", în cifre si, între paranteze, în litere. La sfârsitul notei de certificare se trece data, numele, prenumele si semnâtura persoanei care face aceastâ operatiune, se sigileazà eu un triunghi de hârtie (eu laturile de aproximativ 8 cm) aplicat peste capetele sforii de legâturà i se stampileaza de firma prestatoare;
- inventarele se întocmesc în 4 exemplare pentru documentele eu termen de pàstrare
PERMANENT si în 3 exemplare pentru documentele eu alte termene de pàstrare;
La terminarea serviciilor de càtre firma prestatoare, personalul autoritatii contractante de specialitate verificâ fiecare dosar, urmàrind respectarea întocmai a prevederilor prezentului caiet de sarcini.
În cazul constatàrii unor neconcordante acestea vor fi remediate imediat.
- Cantitatile de documente neconstituite supuse operatiunilor de prestâri servicii de arhivare :
Vor fi supuse executarii "serviciilor de arhivare" documente neconstituite care vor însuma cantitatea de aproximativ 10000 dosare.
Un dosar contine aproximativ 250 (doua sute cinci zeci) file, fàcându-se echivalare, prin media aritmeticà a numàrului filelor dosare (Ex.: 1 dosar are 250 sau 300 file, este considerat dosar)